筆者所在的房山局隊(duì)針對(duì)日常工作中遇到的歷史數(shù)據(jù)丟失問題，將電子文件柜應(yīng)用有道◎ 郭威搶救歷史數(shù)據(jù)作為近年來的重點(diǎn)工作之一，并提出了用信息化手段實(shí)現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)管理工作的思路。經(jīng)過廣泛調(diào)研學(xué)習(xí)，我們認(rèn)為電子文件柜系統(tǒng)的保存數(shù)據(jù)、集中數(shù)據(jù)、共享數(shù)據(jù)、規(guī)范數(shù)據(jù)和可拓展的特點(diǎn)，符合房山局隊(duì)的實(shí)際需求，便在市局總隊(duì)的支持下，自2011年開始著力打造區(qū)縣級(jí)的電子文件柜系統(tǒng)。
房山局隊(duì)從實(shí)際情況出發(fā)，做出了先收集整理數(shù)據(jù)，再逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理信息化的分步建設(shè)規(guī)劃。總體的進(jìn)度安排為：從2011年度開始進(jìn)行歷史數(shù)據(jù)整理準(zhǔn)備工作，先以2010年度歷史數(shù)據(jù)整理為試點(diǎn)，該項(xiàng)工作于2012年上半年通過驗(yàn)收，數(shù)據(jù)整理工作正式啟幕；2012年下半年整理完成2011年歷史數(shù)據(jù)；2013年開展日常數(shù)據(jù)整理工作，將數(shù)據(jù)整理作為常態(tài)化工作，同時(shí)準(zhǔn)備利用一年時(shí)間進(jìn)行第二次全國(guó)經(jīng)濟(jì)普查之后的歷史數(shù)據(jù)整理（即2008年、2009年歷史數(shù)據(jù)）；2014年對(duì)2004年至2007年的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，并在完成后視整理結(jié)果，評(píng)估是否要開展第一次全國(guó)經(jīng)濟(jì)普查之前的數(shù)據(jù)整理工作。
在整理歷史數(shù)據(jù)的同時(shí)，考慮到自身實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)、開發(fā)公司專業(yè)技術(shù)水平、市局總隊(duì)支持力度和經(jīng)驗(yàn)，房山局隊(duì)決定使用市局總隊(duì)電子文件柜作為歷史數(shù)據(jù)整理工作的平臺(tái)。
設(shè)計(jì)實(shí)施：鎖定基層需求，分步推進(jìn)通過和市局總隊(duì)數(shù)據(jù)中心溝通，在具體了解到市局總隊(duì)文件柜在結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、制度設(shè)定和建設(shè)過程中遇到的問題后，房山局隊(duì)結(jié)合自身特點(diǎn)，在市局總隊(duì)文件柜基礎(chǔ)上增加了一些定制設(shè)計(jì)。我們希望文件柜系統(tǒng)能夠全面地參與到統(tǒng)計(jì)日常工作中，有效提升數(shù)據(jù)質(zhì)量和統(tǒng)計(jì)生產(chǎn)力，為此房山局隊(duì)的文件柜不僅要存放整理好的數(shù)據(jù)，還要更多地發(fā)揮其儲(chǔ)存和備份的功能，為工作人員在處理業(yè)務(wù)時(shí)增加一個(gè)靈活的應(yīng)用平臺(tái)。最終，我們將市局總隊(duì)文件柜的10個(gè)欄目增加到11個(gè)，即增加了一個(gè)局隊(duì)外派機(jī)構(gòu)統(tǒng)計(jì)所存放匯編資料的欄目。實(shí)際運(yùn)用中對(duì)數(shù)據(jù)管理權(quán)限采用了N+X的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，即N類型的數(shù)據(jù)（前10個(gè)欄目）由專人負(fù)責(zé)更新，所有人都可以查閱，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享；X類型的數(shù)據(jù)歸入私有欄目，誰更新，誰才有權(quán)限查閱。
2012年3月8日，房山區(qū)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)文件柜系統(tǒng)正式上線。從上線伊始，房山局隊(duì)計(jì)算中心開始了文件柜內(nèi)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)搭建和用戶建立管理工作。我們將數(shù)據(jù)劃分為報(bào)表數(shù)據(jù)（具有周期性和時(shí)效性的數(shù)據(jù)，如月報(bào)數(shù)據(jù)等）和文件數(shù)據(jù)（周期性不顯著或無周期性的數(shù)據(jù)）兩種類型。操作中，對(duì)文件數(shù)據(jù)給予一定的自主性，允許存放文件者自行填寫文件目錄和說明；報(bào)表數(shù)據(jù)則強(qiáng)調(diào)嚴(yán)格規(guī)范，統(tǒng)一建立元數(shù)據(jù)記錄，再按具體情況設(shè)定報(bào)告期和上傳截止時(shí)間，業(yè)務(wù)科室必須在上傳截止時(shí)間內(nèi)上報(bào)數(shù)據(jù)，否則將按遲報(bào)處理。我們還通過角色和身份設(shè)置區(qū)分訪問對(duì)象，實(shí)現(xiàn)了私有數(shù)據(jù)保存和公共數(shù)據(jù)共享等不同目的。
2012年5月我們完成了報(bào)表類數(shù)據(jù)368張，文件類數(shù)據(jù)116筆的上傳工作。針對(duì)部分業(yè)務(wù)科室提出元數(shù)據(jù)目錄和數(shù)據(jù)集中采集平臺(tái)匯總表名稱不統(tǒng)一的情況，我們以涵蓋各專業(yè)財(cái)務(wù)、生產(chǎn)表為原則對(duì)目錄進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整，并進(jìn)行了補(bǔ)充上傳。截至2012年7月底，在設(shè)計(jì)的11項(xiàng)欄目中，部門數(shù)據(jù)涵蓋了44個(gè)制度，80張報(bào)表；專業(yè)匯總數(shù)據(jù)涉及17個(gè)專業(yè)制度，160張報(bào)表；專業(yè)基層數(shù)據(jù)包含15個(gè)專業(yè)制度，15套報(bào)表。
最終整體上傳情況見下表。
效能提高：改進(jìn)設(shè)計(jì)與制度保障兼進(jìn)上述歷史數(shù)據(jù)整理的試點(diǎn)工作令我們對(duì)文件柜系統(tǒng)有了更直接而深入的體會(huì)，也發(fā)現(xiàn)了系統(tǒng)存在的一些技術(shù)問題和最初設(shè)計(jì)方案存在的不足。
主要問題如下：其一，數(shù)據(jù)保存過于依賴核心業(yè)務(wù)平臺(tái)和單機(jī)版程序，對(duì)程序之外的數(shù)據(jù)存放手段稀缺。
其二，歷史數(shù)據(jù)的流失速度不可忽視，數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)管理工作事不宜遲。
其三，歷史數(shù)據(jù)整理工作具有一定的復(fù)雜性，整體工作的規(guī)范性和秩序性有待加強(qiáng)，工作安排也應(yīng)給予更充分的時(shí)間。
文件柜試運(yùn)行期間，為了今后工作的開展，我們嘗試收集了一些二經(jīng)普以前的資料，發(fā)現(xiàn)當(dāng)時(shí)的電子版資料稀缺，一經(jīng)普前的紙介質(zhì)資料保存數(shù)量也較少，很多數(shù)據(jù)為孤本數(shù)據(jù)或準(zhǔn)孤本數(shù)據(jù)。因此我們?cè)谡黼娮影鏀?shù)據(jù)之外又多了一項(xiàng)新工作：掃描紙介質(zhì)文件，實(shí)現(xiàn)紙介質(zhì)數(shù)據(jù)的電子化。未來準(zhǔn)備與區(qū)檔案局合作，盡快通過掃描方式整理數(shù)量稀缺的紙介質(zhì)資料，努力保護(hù)好這些珍貴的資料。
為了下一階段更好地開展工作，我們?cè)诳偨Y(jié)試點(diǎn)工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的基礎(chǔ)上對(duì)文件柜進(jìn)行了結(jié)構(gòu)和技術(shù)上的微調(diào)，努力使文件柜的設(shè)置實(shí)現(xiàn)三個(gè)提升：目錄設(shè)置上提升合理性、文件柜操作上提升方便性、存放內(nèi)容和存放規(guī)則方面提升規(guī)范性。為此，房山局隊(duì)進(jìn)行了以下一些系統(tǒng)優(yōu)化工作：其一，調(diào)整數(shù)據(jù)存放目錄，使之更全面地涵蓋各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)并適合相關(guān)業(yè)務(wù)科室上傳，在全面收集數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上避免冗余上傳。
其二，建立《房山局隊(duì)日常數(shù)據(jù)整理工作實(shí)施細(xì)則》，規(guī)范日常數(shù)據(jù)整理工作標(biāo)準(zhǔn)。
其三，做好電子文件柜的維護(hù)和管理工作，建立數(shù)據(jù)庫(kù)及上傳文件定時(shí)備份制度。
從2013年起，我們?cè)陂_展新一輪歷史數(shù)據(jù)整理的同時(shí)，啟動(dòng)日常數(shù)據(jù)維護(hù)工作，根據(jù)月報(bào)、季報(bào)等工作周期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)整理存放。目前房山局隊(duì)的數(shù)據(jù)整理工作正在穩(wěn)步推進(jìn)，隨著電子文件柜內(nèi)容的豐富，其集中保存數(shù)據(jù)、方便查詢的優(yōu)點(diǎn)也將逐步顯現(xiàn)，相信在今后的統(tǒng)計(jì)工作中它將發(fā)揮更重要的作用。
