以往在檔案出入庫操作中，一旦出庫未進(jìn)行授權(quán)、歸還不到位甚至未歸還時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)檔案實(shí)體的位置信息與檔案系統(tǒng)中所著錄的位置信息不對(duì)應(yīng)的現(xiàn)象，且難以通過人工進(jìn)行調(diào)整，從而使檔案石沉大海。從利用的角度來講，查不到檔案和檔案丟失在結(jié)果上是等同的，因此為了讓檔案管理更加有序，則需采用豪華型移動(dòng)密集資料架以及RFID技術(shù)使檔案管理進(jìn)行一些改變。

一、采用豪華型移動(dòng)密集資料架

      由于傳統(tǒng)檔案裝具存在穩(wěn)定性差、功耗高、操作不便捷等問題，一些檔案館將老設(shè)備更換為了豪華型移動(dòng)密集資料架，豪華型移動(dòng)密集資料架又稱智能密集架，它穩(wěn)定性強(qiáng)、功耗低、操作便捷、節(jié)省空間，不僅可以將檔案有序的存儲(chǔ)，還具有聲光引導(dǎo)功能，幫助人員快速尋找到所需檔案，確保檔案有序查找，具有很好的實(shí)用價(jià)值。

二、采用RFID射頻識(shí)別技術(shù)

1、RFID技術(shù)下的檔案入庫管理

      RFID射頻識(shí)別技術(shù)能夠?qū)δK中儲(chǔ)存的編號(hào)進(jìn)行自動(dòng)的有效識(shí)別，所以在儲(chǔ)存的編號(hào)跟模塊能夠完美匹配。新檔案的入豪華型移動(dòng)密集資料架中時(shí)，利用智能化的操作平臺(tái)進(jìn)行RFID標(biāo)簽的寫入，使每一份檔案的標(biāo)簽中顯示著檔案的分類、檔案的名稱、檔案標(biāo)號(hào)、檔案入檔時(shí)間、檔案儲(chǔ)存年限和保密等級(jí)等信息，通過 RFID 標(biāo)簽的寫入和粘貼，確保檔案入庫更有秩序。

2、RFID技術(shù)下的檔案查閱管理

      人員可以通過檔案編號(hào)或者檔案名稱等信息的查詢，可快速的從檔案信息數(shù)據(jù)庫中提取儲(chǔ)存信息；在具體進(jìn)行相關(guān)檔案的出庫時(shí)，檔案管理人員在終端發(fā)出出庫指令，然后RFID智能密集架中檔案儲(chǔ)存位置的指示燈亮，便于人員進(jìn)行檔案的調(diào)取。

3、RFID技術(shù)下的檔案盤點(diǎn)系統(tǒng)

      RFID技術(shù)的應(yīng)用，使檔案的盤點(diǎn)變得簡單有效。在管理人員通過檔案管理系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)的指令后，RFID讀寫器就可以對(duì)檔案的信息進(jìn)行快速的收集整理，將收集的信息跟中心數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。在發(fā)現(xiàn)收集的檔案信息跟中心數(shù)據(jù)庫的信息不吻合時(shí)，需要檔案管理人員及時(shí)的進(jìn)行信息的修改和完善，盡快完成檔案盤點(diǎn)工作。高效完成檔案的盤點(diǎn)有利于檔案入庫和出庫的完成，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行，滿足人們對(duì)于檔案的調(diào)用需求。

4、RFID技術(shù)下的銷毀、防毀管理系統(tǒng)

      RFID標(biāo)簽中存儲(chǔ)著檔案的保存時(shí)間，在檔案到達(dá)保存期限后，管理系統(tǒng)會(huì)在終端中發(fā)出銷毀提示。在基于RFID技術(shù)下的檔案管理系統(tǒng)中，還可以做到對(duì)檔案的防毀，RFID射頻識(shí)別系統(tǒng)能夠控制模塊信息對(duì)檔案進(jìn)行監(jiān)督控制，在檔案完成調(diào)檔進(jìn)行歸還時(shí)，檔案管理人員需要檢查檔案的物理特性，以確保檔案的完好性，利用RFID的信息監(jiān)控功能，可以及時(shí)對(duì)信息異常的檔案進(jìn)行提示，便于管理人員進(jìn)行處理，極大的維護(hù)了檔案的安全性。

5、RFID技術(shù)下的檔案防盜安全管理

      檔案管理系統(tǒng)中，所有的檔案都在RFID標(biāo)簽信息的管理下，在某一份檔案被取出的時(shí)候，豪華型移動(dòng)密集資料架會(huì)將檔案取出的信息反饋給管理系統(tǒng)，如果管理系統(tǒng)并沒有傳達(dá)出檔案的調(diào)檔命令，這就屬于檔案的離開異常，相應(yīng)的監(jiān)控模塊就會(huì)被快速激活，引發(fā)相應(yīng)的警報(bào)并進(jìn)行報(bào)警處理。不僅如此，當(dāng)檔案即將被帶出檔案室路過智能門禁時(shí)，門禁就會(huì)對(duì)檔案的權(quán)限進(jìn)行檢測，如果檢測不通過就會(huì)出現(xiàn)報(bào)警，從而達(dá)到檔案系統(tǒng)的自動(dòng)防盜保護(hù)，檔案管理系統(tǒng)在應(yīng)用RFID技術(shù)后，檔案的保密性和防盜安全性得以提高！

      在檔案庫房中，添加豪華型移動(dòng)密集資料架以及RFID技術(shù)，使檔案管理更加有秩序，從而推動(dòng)庫房檔案管理水平的提升，使檔案庫房管理走上新的臺(tái)階。

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