對(duì)于大學(xué)而言，檔案是在日常校園管理、招生工作、教學(xué)工作、學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)、校園科學(xué)研究等活動(dòng)中直接或間接形成的對(duì)國家、對(duì)社會(huì)、對(duì)學(xué)校和學(xué)生具有保存價(jià)值的記錄，是對(duì)大學(xué)的辦學(xué)歷程、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、科研成果的全面真實(shí)記錄，具有非常大的數(shù)據(jù)價(jià)值和科研價(jià)值。推動(dòng)大學(xué)智慧檔案館的建設(shè)，有助于推動(dòng)大學(xué)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，為大學(xué)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、智慧化提供支持。本文從以下幾點(diǎn)為大家普及為什么要推動(dòng)大學(xué)智慧檔案館的建設(shè)。

一、響應(yīng)國家政策要求：推動(dòng)大學(xué)智慧檔案館建設(shè)

      國家檔案局、教育部在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確指出，要“促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展”，“組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作”，“加快大學(xué)智慧檔案館建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校智慧校園建設(shè)同步進(jìn)行”。

      中共中央委員會(huì)、國務(wù)院為建設(shè)一批引領(lǐng)改革、支撐發(fā)展的高等職業(yè)學(xué)校，推出中國特色高水平高職學(xué)校和專業(yè)建設(shè)計(jì)劃（簡稱“雙高計(jì)劃”）。近年來，越來越多的高等職業(yè)院校對(duì)檔案建設(shè)的需求和投入逐步加大，建設(shè)智慧檔案館成為落實(shí)大學(xué)內(nèi)涵發(fā)展的重要舉措。同時(shí)，推動(dòng)大學(xué)智慧檔案館建設(shè)也是推動(dòng)高效智慧校園工作提升跨越的有力抓手。

二、檔案管理面臨困境：建設(shè)大學(xué)智慧檔案館勢在必行

      《檔案管理》雜志2020年刊登了《互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的高校智慧型檔案館建設(shè)》一文，文章對(duì)當(dāng)前大學(xué)智慧檔案館建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行了描述，“調(diào)查顯示，全國僅有45.1%的大學(xué)建設(shè)有或正在籌建智慧檔案館，甚至有14.1%的大學(xué)只有傳統(tǒng)的圖書館，并無檔案館存在，更談不上智慧檔案館”。傳統(tǒng)的檔案管理方式難以配合大學(xué)的檔案管理強(qiáng)度，在檔案管理過程上存在種種弊端。

（一）學(xué)校檔案管理成本高

      由于日常活動(dòng)較多，大學(xué)的檔案數(shù)量通常十分龐大。然而，傳統(tǒng)的檔案管理方式僅使用書架、書柜等硬件設(shè)備來儲(chǔ)存檔案，伴隨著檔案數(shù)量越來越多，只能不斷擴(kuò)大硬件設(shè)備的投入來適應(yīng)檔案管理，占地面積較大，硬件設(shè)備成本和空間成本高。

（二）學(xué)校檔案存放管理困難

      大學(xué)師生在日常的科研項(xiàng)目和教學(xué)過程中需要使用檔案，因此大學(xué)的檔案室人流量較大，檔案調(diào)取次數(shù)較多，這意味著管理檔案的存放次序更加困難。人工識(shí)別的方式難以適應(yīng)大量的檔案調(diào)取，通常會(huì)導(dǎo)致檔案存放位置雜亂，尋找檔案的時(shí)間長等問題。

（三）學(xué)校檔案盤點(diǎn)效率低

      大學(xué)的檔案館內(nèi)的檔案出入和調(diào)取頻率大，而檔案出入識(shí)別、檔案的盤點(diǎn)是一項(xiàng)十分繁雜且費(fèi)時(shí)的工作。傳統(tǒng)的檔案管理方式單純依靠人力來進(jìn)行檔案盤點(diǎn)工作，工作效率低。

（四）學(xué)校檔案安全難以保障

      大學(xué)檔案是學(xué)校發(fā)展歷程的真實(shí)記載，具有珍貴的保存價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理方式難以對(duì)每一份檔案進(jìn)行識(shí)別和定位，缺少門禁系統(tǒng)和監(jiān)控系統(tǒng)等配套設(shè)施，難免出現(xiàn)檔案丟失的情況，檔案安全難以保障。

三、智慧檔案館的諸多優(yōu)勢----建設(shè)大學(xué)智慧檔案館是必然選擇

（一）空間利用率大，減少空間成本

      大學(xué)智慧檔案館內(nèi)含有智能密集架這一硬件設(shè)施，智能化密集架與傳統(tǒng)的貨架、書架相比，存儲(chǔ)量更大，占地空間小，最大程度減少空間成本，滿足大學(xué)龐大的檔案存儲(chǔ)要求。智能密集架集手動(dòng)、電動(dòng)、智能檔案管理、網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程控制等多種功能于一體，大大提高了大學(xué)檔案管理的智能化、自動(dòng)化程度。

（二）RFID技術(shù)可實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期管理

      大學(xué)智慧檔案館的建設(shè)離不開RFID無線射頻識(shí)別技術(shù)，RFID讀寫器通過無線信號(hào)采集檔案信息，通過RFID芯片實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案從形成、歸檔、利用及精準(zhǔn)定位查找等全生命周期的管理，實(shí)現(xiàn)檔案的無序存放、有序管理，告別大學(xué)檔案存放次序混亂的窘境。RFID在檔案盤點(diǎn)上也有突出優(yōu)勢，據(jù)統(tǒng)計(jì)，配合RFID技術(shù)可實(shí)現(xiàn)每秒上百次的檔案盤點(diǎn)，最大程度解決大學(xué)檔案龐大、盤點(diǎn)難等難題。同時(shí)，RFID技術(shù)用于門禁系統(tǒng)中，可以精準(zhǔn)識(shí)別到每一份檔案的信息，當(dāng)檔案被非法帶出，便可啟動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)，保障檔案的安全。

（三）環(huán)控設(shè)備助力構(gòu)建美麗校園環(huán)境

      基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，大學(xué)智慧檔案館中的環(huán)控設(shè)備通過傳感器的感知能力，實(shí)現(xiàn)對(duì)大學(xué)檔案實(shí)體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感。管理控制平臺(tái)通過預(yù)先設(shè)定的程序?qū)n案館的溫濕度、光線等環(huán)境進(jìn)行不需人工干預(yù)的智能化調(diào)節(jié)。建設(shè)大學(xué)智慧檔案館，可為大學(xué)檔案的保存提供良好的溫濕度環(huán)境，為師生提供舒適的檔案使用體驗(yàn)，有助于構(gòu)建美麗的智慧校園環(huán)境。

（四）信息交互促進(jìn)師生知識(shí)獲取的便利

      隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大學(xué)智慧檔案館應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)增強(qiáng)服務(wù)的互動(dòng)性和個(gè)性化，為廣大師生打造一個(gè)信息交互的一體化檔案管理平臺(tái)。一方面，大學(xué)智慧檔案館的檔案管理平臺(tái)借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案實(shí)體信息進(jìn)行智能化識(shí)別、定位、跟蹤和管理，為師生和校友提供一體化、交互式的檔案信息；另一方面，師生可以隨時(shí)隨地通過智慧檔案館的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)檢索、咨詢和獲取相關(guān)的檔案，為師生提供高效的、便捷的檔案信息資源利用服務(wù)。建設(shè)大學(xué)智慧檔案館，可最大程度提升校園知識(shí)獲取的便利程度。

      在國家政策支持下，推動(dòng)大學(xué)智慧檔案館的建設(shè)增強(qiáng)了校園內(nèi)部信息獲取、實(shí)時(shí)反饋的智能服務(wù)的能力。未來，大學(xué)智慧檔案館將繼續(xù)利用檔案信息化服務(wù)，以利用檔案信息服務(wù)推動(dòng)社會(huì)傳承和進(jìn)步為使命，為在校師生與社會(huì)大眾實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享而不斷努力，使檔案能夠真正服務(wù)于校園、服務(wù)于社會(huì)。

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