隨著人工智能時代的到來，各單位信息化程度不斷提升，需歸檔的文件數量的增加以及檔案種類的逐漸繁雜，單位檔案的收集、管理、利用和安全工作越來越困難，傳統的管理模式已難以滿足文檔數據的快速有效收集管理和提供系統的知識化服務的要求。在此背景下，國家提出了“中國制造2025”的發展規劃，單位檔案工作也以檔案智慧管理為契機，開展智能檔案庫房建設，為科研生產和經營決策提供核心戰略資源。下文為大家介紹單位檔案庫房智能化相關內容。
一、智能檔案庫房----單位檔案工作轉型升級的戰略要求
智能檔案庫房具有全面感知、泛在共享、互聯互通等多種智慧，主要是以服務用戶需求為導向，不僅具備安防監控、語音識別和環境檢測等功能，而且還可以實現檔案智能檢索。利用智能一體化平臺更好地滿足檔案用戶的個性化和多樣化檔案信息需求，提高檔案服務效率與水平。在功能上，單位檔案庫房智能化具有不可比擬的優勢，是實現單位檔案工作轉型的戰略要求。
（一）檔案信息的全面感知
感知是智慧管理的第一要求，智能檔案庫房將“感知”這一功能進行全面覆蓋，智能檔案庫房內基于物聯網技術連接起來的一體化系統對檔案與檔案、檔案信息與單位檔案工作者、檔案與檔案庫房、檔案與用戶等主體進行深度融合與深度感知，從而滿足了用戶及單位檔案工作者對檔案的跨時空利用需求。通過全面透徹的感知，將碎片化的相關信息感知集中于一體，并進行智慧化的整合和銜接，從而對單位檔案信息的全面高效利用。
（二）檔案資源的泛在共享
物聯網時代下，智能檔案庫房建設更加開放，單位建設智能檔案庫房，不僅可以利用智能信息技術促進單位的現代化，而且可以讓圖書館、檔案館等單位的檔案信息資源面向社會公眾進行開放，促進單位的信息公開性。智能檔案庫房促進單位檔案信息資源的智慧控制、智慧組織和智慧管理，可實現對單位檔案信息資源的泛在共享。此外，后臺所建立起的系統應用集成也實現了跨部門、跨館際、跨系統、跨庫網的共享和服務。
（三）檔案服務的人性化創新
智慧城市是以人為本的城市發展規劃，智能檔案庫房作為智慧城市的一個子系統也具備“以人為本”的人性化服務形態。一方面，單位可以通過檔案管理一體化平臺，查找相應檔案資料，獲取單位檔案信息服務；另一方面，智能檔案庫房匯聚融合了海量的檔案信息資源，可以對檔案庫房信息進行查詢、瀏覽、借閱與管理，開展全方位、多層次的檔案信息服務，更好地滿足檔案用戶需求。同時，通過現代信息技術的廣泛應用，單位檔案庫房智能化配合RFID技術可以提高檔案收錄與盤點效率，把檔案管理人員的精力騰出來，賦予了檔案管理人員更多的工作自主性。
二、推進單位智能檔案庫房建設的必要性
（一）智能檔案庫房助力單位管理現代化
檔案管理目前在大多數單位管理中處于末端，檔案資源作為企業管理重要的表現形式，檔案管理水平在一定程度上反映企業管理的水平。以服務類的單位為例，要實現智慧收集信息、智慧運作、智慧服務輸出等一個全生命周期的智慧管理，建立智能檔案庫房是重要的組成部分。單位檔案庫房智能化以檔案的全生命周期管理為紐帶，服務檔案的收集、流轉、聚合、數字化轉化等各階段，推動單位實現以數據驅動的自動感知、自動預判、自主決策的現代化管理模式。
（二）智能檔案庫房促進單位檔案工作的“全智能”
通過智慧檔案庫房的建設，進一步提升檔案管理模式，將收集到的各類檔案信息按不同要求進行出入庫、上下級、盤點等全過程的追溯，形成一個有序完整的信息空間，實現檔案信息的“全智能”管理。同時，依托于RFID技術，智能檔案庫房擁有全面感知功能，能夠對檔案的進出庫進行自動監測控制，對庫房“十二防”管理等實行全過程智能監控，確保檔案庫房的物理安全。
隨著智慧城市、智慧單位建設的進一步深入，單位檔案庫房智能化的建設也勢在必行。單位智能檔案庫房將從智慧化收集、智能化管理、知識化服務、泛在互聯共享等方面服務，為單位科研生產、工作決策和行政管理提供智能化、個性化、精品化、多樣化的檔案信息知識服務，實現單位檔案工作的跨越式發展。
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