智能密集架之所以在智能檔案管理這一領(lǐng)域廣泛受到歡迎，除了其本身的外觀、功能、軟硬件設(shè)備上的優(yōu)勢(shì)，更具特色的是檔案室專用智能密集架融合了RFID技術(shù)。但你真的了解RFID技術(shù)嗎？密集架廠家經(jīng)過(guò)多年經(jīng)驗(yàn)沉淀，現(xiàn)為大家普及關(guān)于RFID技術(shù)的小知識(shí)。

一、傳統(tǒng)檔案管理缺陷

      以往檔案數(shù)量不多、規(guī)模不大時(shí)使用傳統(tǒng)檔案管理方式或許還行得通，但近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，檔案規(guī)模迅速龐大，使用傳統(tǒng)檔案管理手段所導(dǎo)致的問(wèn)題更為突出。

（一）檔案存放次序易打亂

      傳統(tǒng)檔案管理操作具有隨意性和錯(cuò)誤性，檔案存放的次序很容易被打亂，后期需要調(diào)取檔案時(shí)查找更加困難。

（二）檔案整理難度大

      傳統(tǒng)檔案管理方式利用人工對(duì)檔案進(jìn)行編碼，整理起來(lái)既繁瑣又費(fèi)時(shí)，檔案數(shù)量龐大使得檔案入館后難以得到及時(shí)地整理與歸檔，后期調(diào)用時(shí)困難度更大。

（三）檔案盤點(diǎn)方式效率低

      傳統(tǒng)檔案管理方式只清點(diǎn)檔案盒，人工盤點(diǎn)、手寫登記效率低下，若要完成整館盤點(diǎn)，將會(huì)是一項(xiàng)十分龐大的工程。

（四）失效檔案管理滯后

      由于無(wú)法一鍵盤點(diǎn)和查詢，許多已經(jīng)過(guò)了保存期限的舊檔案仍然留存在館中，占用大量貨架空間，導(dǎo)致檔案數(shù)量越來(lái)越龐大而無(wú)法實(shí)施有效管理。

二、RFID技術(shù)為智能密集架再添“神器”

      在國(guó)家及行業(yè)有關(guān)庫(kù)房管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和總體框架下，檔案庫(kù)房“十防”管理要求充分利用RFID技術(shù)，在現(xiàn)有檔案室專用智能密集架基礎(chǔ)上增加RFID盒定位功能，提高檔案工作效率，確保檔案的完整性、連續(xù)性和安全性。

（一）檔案出入庫(kù)更智能

      檔案通過(guò)RFID盒可實(shí)現(xiàn)定位功能，實(shí)現(xiàn)快速出入庫(kù)，同時(shí)可以通過(guò)智能系統(tǒng)終端自動(dòng)發(fā)送檔案的出入庫(kù)記錄，避免以往傳統(tǒng)人工手動(dòng)登記的繁瑣，自動(dòng)化功能更顯智慧。

（RFID手持盤點(diǎn)機(jī)）

（二）檔案管理更具安全性

      一方面，可在庫(kù)房中安裝RFID智能通道門禁，利用超高頻RFID射頻技術(shù)，對(duì)RFID標(biāo)簽快速批量識(shí)別，實(shí)現(xiàn)對(duì)出入檔案精準(zhǔn)識(shí)別，聯(lián)動(dòng)報(bào)警的功能；采用紅外觸發(fā)讀取模式，實(shí)現(xiàn)人流統(tǒng)計(jì)功能。另一方面，RFID檔案室專用智能密集架是封閉式管理，只提供經(jīng)過(guò)授權(quán)的工作人員進(jìn)行查看和調(diào)動(dòng)，極大程度保護(hù)檔案安全。同時(shí)，在檔案儲(chǔ)存中使用RFID系統(tǒng)，通過(guò)信息和數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存檔案，做到有據(jù)可查，有跡可循。

（RFID智能安全門禁）

（三）檔案實(shí)現(xiàn)全流程可追溯

      RFID技術(shù)使每份檔案有自己的“專屬名片”，“一檔一芯”的技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案的出入庫(kù)、上下架、盤點(diǎn)、調(diào)動(dòng)等全流程追溯，全過(guò)程留痕，使檔案使用更為科學(xué)化、專業(yè)化。

（館員桌面讀寫器）

（四）實(shí)現(xiàn)檔案無(wú)序存放、有序管理

      RFID技術(shù)可以輕松進(jìn)行檔案盤點(diǎn)，每秒鐘可掃描千萬(wàn)份檔案，最快速度實(shí)現(xiàn)全館地檔案盤點(diǎn)，極大程度提高工作效率，同時(shí)，一鍵讀取、定位到盒的技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)序存放、有序管理，準(zhǔn)確率保持100%。

      依靠RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)得到了極大的優(yōu)化，在檔案室專用智能密集架基礎(chǔ)上，運(yùn)用RFID技術(shù)提高檔案工作人員的工作效率，使檔案管理工作也有了質(zhì)的提升。智能密集架的出現(xiàn)和使用使RFID技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值更大，檔案管理實(shí)現(xiàn)了真正意義上的數(shù)字化、科學(xué)化。

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