隨著信息技術(shù)水平的不斷提高，電子檔案作為我國(guó)檔案管理的一種新模式，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)和不足，為我國(guó)檔案管理提供了一種更科學(xué)有效的管理模式，為檔案的長(zhǎng)期保存和信息的進(jìn)一步保護(hù)帶來(lái)了重要的意義作用。紙質(zhì)檔案和電子檔案差異明顯，各有優(yōu)點(diǎn)，但又有各自的局限性，兩者并行管理和必將是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，本文為大家介紹電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別及保護(hù)措施。

（紙質(zhì)檔案）

（電子檔案）

一、 電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別及保護(hù)措施-----管理上的區(qū)別

（一）電子檔案與紙質(zhì)檔案歸檔時(shí)間上存在差異

      如大學(xué)、政府等交接手續(xù)復(fù)雜的單位，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔時(shí)間往往在形成文件后的第二年才移交到單位的檔案管理部門。電子文件在文件完成后可隨時(shí)歸檔，由形成文件的部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送到本單位檔案管理部門，并辦理必要的交接手續(xù)，形成交接文件。檔案管理員接受登記，根據(jù)原因原則給出檔案的分類號(hào)，并設(shè)置訪問(wèn)限制和級(jí)別，以便用戶日后查找和使用。電子文件隨時(shí)歸檔的優(yōu)點(diǎn)，一方面可避免文件外泄，保證歸檔率和完整率；另一方面也體現(xiàn)方便快捷的特點(diǎn)。同時(shí)，可以避免文件的丟失和病毒的破壞。

（二）在保管方式上兩者也存在差異

      紙質(zhì)檔案為主題的保護(hù)技術(shù)內(nèi)容是檔案材料的耐久性和優(yōu)化檔案保存環(huán)節(jié)的技術(shù)，比如溫度控制、防塵、防蟲(chóng)、防光等等，還包含修復(fù)損壞檔案的技術(shù)，比如去污、除酸等，主要圍繞構(gòu)成檔案的材料自然損壞的原因和結(jié)果進(jìn)行預(yù)防和管理。電子文檔載體的老化以及信息多媒體和存儲(chǔ)媒體的出現(xiàn)和發(fā)展，將影響電子文檔的長(zhǎng)期可讀性。檔案管理部門收到電子文件后，可以打印出紙質(zhì)文件進(jìn)行備份，但最終的解決方案還需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和檔案形成部門的配合。

（三）電子檔案與紙質(zhì)檔案載體壽命的區(qū)別

      紙質(zhì)檔案的載體是紙張，紙張的主要成分是纖維素，纖維素的性質(zhì)決定了紙質(zhì)檔案的壽命。纖維素能夠在高溫、潮濕、酸性環(huán)境與氧化環(huán)境中發(fā)生水解反應(yīng)與氧化反應(yīng)，降低紙質(zhì)檔案的壽命，對(duì)紙質(zhì)檔案造成污染。在紙質(zhì)檔案保管中排除水解反應(yīng)與氧化反應(yīng)，紙質(zhì)檔案能夠保存上百年甚至是上千年。電子檔案的載體是計(jì)算機(jī)中的磁性物質(zhì)或者是光盤，在磁盤中底基與磁粉之間是通過(guò)粘合劑進(jìn)行連接的, 但是粘合劑具有熱脹冷縮、生霉等弊端, 影響電子檔案的調(diào)取。使用光盤的方式進(jìn)行電子信息檔案的保存工作，在光盤中主要記錄信息的方式是碲、碲合金、硒以及碳鋁化合物，但是這些物質(zhì)容易受到外界的影響，容易與堿性物體發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，也容易在空氣中進(jìn)行氧化反應(yīng)，一般電子檔案載體的壽命在10年左右。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案相互聯(lián)系

      電子檔案的存儲(chǔ)載體是軟件和硬件，而紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)載體只是紙張。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，如當(dāng)事人的手稿、親筆簽名等，都顯示了原件的真實(shí)性。正是檔案的原始記錄，使檔案區(qū)別于書(shū)籍、資料等信息，具有法律文書(shū)的作用。電子文檔的部分內(nèi)容正是通過(guò)數(shù)字化從傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變而來(lái)的。電子檔案與紙質(zhì)檔案在形成環(huán)境、生成機(jī)制、歸檔方式、管理模式等方面有著很大的不同。它們相互作用、相互結(jié)合，通過(guò)掃描儀等儀器完成電子檔案文件從形成到歸檔的過(guò)程。

      從檔案管理的原則、方法和技術(shù)來(lái)看，檔案工作的基本原則對(duì)電子檔案管理同樣適用。紙質(zhì)檔案工作的基本原則是保證檔案的完整性和安全性，電子檔案的管理也必須遵循完整性和安全性原則。同時(shí)，電子檔案也存在諸多不足，紙質(zhì)檔案保存歷史悠久，已經(jīng)形成了完整的管理體系，其保存技術(shù)也非常成熟。在這一點(diǎn)上，電子檔案的保存技術(shù)必須在一定程度上依賴和借鑒紙質(zhì)檔案的保存技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)。

三、智慧檔案庫(kù)房：紙質(zhì)檔案和電子檔案的并行管理

      紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的檔案事業(yè)背景下亟需一套完整科學(xué)的方案，實(shí)現(xiàn)兩者的共同管理工作，促進(jìn)兩者的共同健康發(fā)展。智慧檔案庫(kù)房的基礎(chǔ)建設(shè)分兩大類，一類是實(shí)體檔案建設(shè)部分，另一類是電子檔案建設(shè)部分。以物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能作為架構(gòu)的智慧檔案庫(kù)房，以人防、物防、技防這“三防”為核心，通過(guò)環(huán)境控制系統(tǒng)、安防系統(tǒng)、智慧檔案館RFID系統(tǒng)、數(shù)字化檔案系統(tǒng)“四大”系統(tǒng)和智能庫(kù)房一體化管控平臺(tái)完成對(duì)檔案庫(kù)房密集架、安防、環(huán)控、數(shù)字檔案、檔案信息一體化綜合服務(wù)，依據(jù)國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體、電子檔案的立體化和全生命周期的管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的并行管理，助力檔案事業(yè)的建設(shè)與發(fā)展。

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