檔案管理屬于一項基礎(chǔ)性工作，在單位發(fā)展和社會建設(shè)中的作用價值較為明顯，社會發(fā)展進程不斷加快的過程中，這項工作也應(yīng)做到與時俱進，各企事業(yè)亟需現(xiàn)代化、科學(xué)化的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對傳統(tǒng)的檔案管理進行全方位的升級。智慧檔案館的智慧不僅在于對紙質(zhì)檔案的全流程管理，而且在于其擁有一套完整、科學(xué)、嚴謹且高效的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。搭建智慧檔案庫房數(shù)字化管理系統(tǒng)，是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措！本文加以分析。

      智慧檔案庫房數(shù)字化管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查借閱，其優(yōu)勢包括且不限于：（1）檔案數(shù)字化：系統(tǒng)連接高拍儀等設(shè)備，將掃描后的圖片文件經(jīng)過OCR等技術(shù)智能加工，最終導(dǎo)入檔案系統(tǒng)中來。（2）檔案整理：檔案批處理，自動生成檔號、自定義檔案名稱、位置、保管年限等等。（3）檔案管理：檔案數(shù)據(jù)規(guī)則、審批歸檔、鑒定銷毀、權(quán)限分配。（4）檔案利用：快速檢索、收藏、借閱、歸還、信息記錄導(dǎo)出。（5）檔案安全：登錄驗證、權(quán)限管理、檔案借閱全流程日志記錄，且信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

      通過搭建智慧檔案庫房數(shù)字化管理系統(tǒng)，極大的緩解了檔案的存儲壓力，同時立足于數(shù)字化的管理系統(tǒng)使得檔案的調(diào)用、借閱、歸還都變得更加便捷，一份文檔可在同一時間段內(nèi)借閱給多位權(quán)限人員，提高了效率的同時也大大的增強了檔案的可利用性。數(shù)字化檔案的權(quán)限審核保證了檔案在流通過程中的安全性，防范密級檔案的外流泄露，有利于的檔案的保密工作。

      數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙為載體的信息對象轉(zhuǎn)變?yōu)闄C讀檔案，不但節(jié)省保管費用，節(jié)省占用空間，而且查閱起來較為方便，從而避免了反復(fù)印刷資料而造成的紙張和人員浪費。紙質(zhì)檔案電子化后，檔案的使用更加安全，特別是對于歷史悠久的檔案材料，經(jīng)過數(shù)字化處理無疑是更好的保護，檔案經(jīng)過數(shù)字化處理后，可以避免部分檔案篡改。

      由此可見，搭建智慧檔案庫房數(shù)字化管理系統(tǒng)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求， 智慧檔案館檔案數(shù)字化系統(tǒng)使檔案工作更符合時代要求，將檔案從繁瑣的流程中解放出來，讓檔案以數(shù)據(jù)的形式便捷高效流動起來。

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