企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)內(nèi)容主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、制度規(guī)范建設(shè)、安全保密體系建設(shè)、經(jīng)費(fèi)與人才保障等，本文就此詳細(xì)闡述。
一、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)充分考慮檔案信息安全、保密的需要，盡量選擇技術(shù)上自主可控的設(shè)施設(shè)備。
1、機(jī)房建設(shè)：機(jī)房建設(shè)應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案館（室）運(yùn)行需求和機(jī)房建設(shè)基本要求，充分利用企業(yè)現(xiàn)有信息化基礎(chǔ)條件，通過(guò)改造、添置設(shè)備等方式，建設(shè)滿足數(shù)字檔案館（室）運(yùn)行要求的機(jī)房；涉密機(jī)房建設(shè)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定。
2、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施：企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)接入企業(yè)網(wǎng)，并與互聯(lián)網(wǎng)隔離，管理涉密檔案的數(shù)字檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離。也可以建立企業(yè)檔案部門局域網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)應(yīng)考慮電子文件收集、歸檔和電子檔案管理、利用需要，網(wǎng)絡(luò)帶寬等性能應(yīng)能適應(yīng)圖像、音頻、視頻等各類數(shù)據(jù)的傳輸要求。
3、硬件設(shè)備：根據(jù)電子檔案管理系統(tǒng)及基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)部署和高效穩(wěn)定運(yùn)行需求配備服務(wù)器。根據(jù)科學(xué)、可行的存儲(chǔ)備份策略，配備穩(wěn)定與適當(dāng)冗余的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份設(shè)備。配備滿足工作需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、打印機(jī)以及刻錄機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等設(shè)備。
4、基礎(chǔ)軟件：應(yīng)結(jié)合企業(yè)信息化的現(xiàn)狀，在統(tǒng)籌利用企業(yè)業(yè)已運(yùn)行的基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)數(shù)字檔案館（室）開發(fā)和運(yùn)行的需要，配備正版或經(jīng)過(guò)規(guī)范測(cè)試、登記的自主開發(fā)的基礎(chǔ)軟件，如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、中間件、全文檢索工具、光學(xué)字符識(shí)別軟件等。
5、其他設(shè)施：應(yīng)根據(jù)需要配備相對(duì)獨(dú)立、符合安全保密要求的檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所和電子檔案閱覽場(chǎng)所。
二、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)
1、收集功能
1）電子文件登記
具備電子文件手工登記功能，元數(shù)據(jù)項(xiàng)在滿足國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求的前提下，可根據(jù)需要增減，具有元數(shù)據(jù)手工登記校驗(yàn)功能；可對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)根據(jù)權(quán)限進(jìn)行更改、刪除、檢索、全文掛接等操作。
2）電子文件和電子檔案在線接收
應(yīng)具有符合《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》有關(guān)要求，從業(yè)務(wù)系統(tǒng)接收電子文件及其元數(shù)據(jù)的接口。具有從其他電子檔案管理系統(tǒng)接收電子檔案的功能，功能符合《電子檔案移交與接收辦法》有關(guān)要求。
3）電子文件和電子檔案離線接收
應(yīng)具備電子文件、電子檔案和其他數(shù)字資源離線批量導(dǎo)入功能，支持常見的XLS、DBF、MDB、XML、TXT等文件格式元數(shù)據(jù)文件及符合長(zhǎng)期保存要求的文件格式全文文件的導(dǎo)入接收，并實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)電子文件、電子檔案的自動(dòng)關(guān)聯(lián)。
數(shù)據(jù)導(dǎo)入過(guò)程中應(yīng)支持?jǐn)?shù)據(jù)的校驗(yàn)，如是否唯一、是否可以為空、日期格式是否正確等。當(dāng)出現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)導(dǎo)入失敗，應(yīng)提供報(bào)告，指明哪些數(shù)據(jù)導(dǎo)入失敗。如出現(xiàn)中斷（如：斷電、斷網(wǎng)、死機(jī)等），應(yīng)支持?jǐn)帱c(diǎn)續(xù)傳，再次導(dǎo)入時(shí)從中斷記錄處接續(xù)導(dǎo)入。電子檔案的離線接收功能符合《電子檔案移交與接收辦法》有關(guān)要求。
4）電子文件和電子檔案接收檢測(cè)
應(yīng)具備電子文件和電子檔案接收的檢測(cè)功能，能根據(jù)電子文件歸檔和電子檔案接收的檢測(cè)要求對(duì)接收的電子文件的“四性”和電子檔案的有關(guān)屬性進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)檢測(cè)不符合要求的電子文件或電子檔案進(jìn)行標(biāo)記。
5）傳統(tǒng)載體檔案全文信息上傳掛接
具備傳統(tǒng)載體檔案全文信息上傳掛接功能，支持單個(gè)、批量文件上傳等方式，能建立目錄與其對(duì)應(yīng)全文間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，并保持關(guān)聯(lián)關(guān)系穩(wěn)定。
2、整理功能
1）分類
按照企業(yè)確定的分類方案，將歸檔文件進(jìn)行分類，給定分類代號(hào)，并支持按年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等多種分類方案分類。
2）劃定保管期限
按照檔案保管期限表對(duì)歸檔文件劃定保管期限。
3） 組件
對(duì)來(lái)自不同系統(tǒng)的歸檔電子文件按照組件規(guī)則組成“件”，并對(duì)件內(nèi)文檔按一定的規(guī)則進(jìn)行排序。
4） 組成保管單位
能對(duì)歸檔文件按照設(shè)定規(guī)則自動(dòng)或在人工干預(yù)下組成保管單位，并能按規(guī)則將保管單位內(nèi)文件排序定位。能在人工干預(yù)下調(diào)整歸檔文件所屬保管單位并重新排序定位。
5）編號(hào)
依據(jù)檔號(hào)編制規(guī)則形成檔號(hào)，所形成檔號(hào)唯一、簡(jiǎn)明、合理、穩(wěn)定、可擴(kuò)充。
6）編目
根據(jù)需要能夠編制各種目錄。提供規(guī)范的檔案目錄模板，方便套打出案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、備考表、卷（盒）封面和脊背等。應(yīng)支持進(jìn)行目錄模板制作，用戶可以對(duì)模板中的字體、打印內(nèi)容、排序方式等進(jìn)行調(diào)整。應(yīng)提供打印預(yù)覽功能，并支持多模板批量生成和打印功能。
7）關(guān)聯(lián)關(guān)系建立
具有建立同一件歸檔文件不同載體間或是文件間關(guān)聯(lián)關(guān)系功能。
8）表格導(dǎo)出
支持案卷封面、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄或全引目錄、案卷目錄、備考表等信息的通用格式文件導(dǎo)出功能。
3、保存功能
1）電子檔案存儲(chǔ)格式轉(zhuǎn)換與信息組織
支持電子檔案存儲(chǔ)格式的轉(zhuǎn)換，將存入系統(tǒng)的電子檔案轉(zhuǎn)換為符合長(zhǎng)期保存要求的存儲(chǔ)格式。
系統(tǒng)可按《電子檔案移交與接收辦法》和離線存儲(chǔ)載體容量進(jìn)行信息組織，將組織好的檔案存至相應(yīng)的離線存儲(chǔ)載體上。
2）電子檔案長(zhǎng)期保存
應(yīng)支持采用遷移、仿真、封裝、檢測(cè)等方式保障數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期保管；能對(duì)非通用格式電子檔案閱讀所需要的原始軟硬件在系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)識(shí)。
3）檔案整理
系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)電子檔案保管和利用的業(yè)務(wù)要求分別建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)。能根據(jù)全宗歸屬、分類號(hào)、保管單位序號(hào)及其整理規(guī)則、件號(hào)、件內(nèi)文檔排列規(guī)則等將電子檔案排列定位和呈現(xiàn)。
4）備份
應(yīng)支持備份，包括軟件系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫(kù)備份和電子檔案?jìng)浞荩芨鶕?jù)數(shù)據(jù)重要程度選擇在線、離線等不同的備份方式。
5）定期鑒定
支持輔助人工完成檔案的定期鑒定工作，根據(jù)保管期限、歸檔日期、密級(jí)等屬性自動(dòng)列出到期檔案，提醒系統(tǒng)管理員或檔案管理員等進(jìn)行銷毀前鑒定和保管期限調(diào)整、利用開放、密級(jí)調(diào)整等相關(guān)操作。
6）銷毀管理
支持對(duì)需銷毀檔案進(jìn)行銷毀申請(qǐng)、審批、建立銷毀標(biāo)記、監(jiān)銷、刪除等操作。
7）移交
具備根據(jù)進(jìn)館要求或其他有關(guān)要求生成移交電子檔案信息包等功能，對(duì)已移交的電子檔案或其他數(shù)字資源進(jìn)行移交時(shí)間及去向標(biāo)識(shí)。
8）介質(zhì)管理
支持對(duì)存放電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的統(tǒng)一管理，系統(tǒng)管理員可根據(jù)介質(zhì)保管的實(shí)際需求為相應(yīng)電子檔案設(shè)置相應(yīng)的存儲(chǔ)介質(zhì)。具有介質(zhì)預(yù)警功能，當(dāng)剩余容量達(dá)到設(shè)定閾值時(shí)，通知系統(tǒng)管理員。
4、統(tǒng)計(jì)功能
應(yīng)支持按照全宗、分類、時(shí)間、文件格式、利用情況等設(shè)定規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、結(jié)果顯示和打印，并以電子文件形式輸出統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，支持自定義報(bào)表功能。統(tǒng)計(jì)結(jié)果能按《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》給定格式輸出統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。
5、利用功能
1）檢索
支持按屬性檢索檔案，具備精確檢索、模糊檢索、高級(jí)組合檢索、篩選檢索、關(guān)聯(lián)檢索、深入二次檢索等多種檢索方式；有條件的企業(yè)可開發(fā)全文檢索功能。
2）瀏覽
應(yīng)支持對(duì)常見格式電子檔案或其他數(shù)字資源進(jìn)行瀏覽，支持常見格式多媒體電子檔案或數(shù)字化檔案信息的播放。應(yīng)具有電子檔案或數(shù)字化檔案信息按權(quán)限下載功能。
3）借閱
支持電子檔案借閱申請(qǐng)、審批、授權(quán)，具有實(shí)體檔案借閱預(yù)約、催還、歸還等功能，審批流程符合檔案利用管理制度。
4）編研
支持用戶根據(jù)實(shí)際需求設(shè)置編研專題，能自動(dòng)將符合該專題條件的檔案進(jìn)行歸集。
5）開放利用設(shè)置
支持對(duì)目錄數(shù)據(jù)及全文設(shè)置開放利用標(biāo)識(shí)。
6）復(fù)制管理
具有電子檔案復(fù)制申請(qǐng)、審批功能，能夠進(jìn)行復(fù)制；具有實(shí)體檔案復(fù)制申請(qǐng)、審批、復(fù)制件分發(fā)登記等功能。
7）利用效果反饋
支持用戶對(duì)利用檔案產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益進(jìn)行反饋。
8）知識(shí)管理
可根據(jù)需要開發(fā)知識(shí)管理功能，支持檔案信息的知識(shí)標(biāo)簽、知識(shí)地圖、檔案信息深層次加工、檔案信息主動(dòng)推送等。
6、系統(tǒng)管理功能
1）日志管理
應(yīng)有日志記載功能，記錄系統(tǒng)啟動(dòng)和關(guān)閉信息、用戶登錄信息等，每條日志至少應(yīng)記錄操作對(duì)象、用戶、時(shí)間、計(jì)算機(jī)、操作類型等屬性。提供針對(duì)日志的檢索、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)功能。
支持按照一定規(guī)則自動(dòng)生成日志審計(jì)報(bào)表，支持日志導(dǎo)出、刪除、審批等操作。
2）系統(tǒng)設(shè)置
支持對(duì)檔案流程化管理，可根據(jù)不同類別檔案管理要求設(shè)置相應(yīng)管理流程，可對(duì)流程進(jìn)行跟蹤與回溯。
支持代碼表的設(shè)置維護(hù)，如：年度、保管期限、密級(jí)、部門、分類號(hào)等代碼；系統(tǒng)中的分類方案可根據(jù)用戶需求增減。
支持元數(shù)據(jù)的設(shè)置維護(hù)，可以定義字段名稱、類型、是否為空、是否唯一、字符串長(zhǎng)度限制、取值范圍、組合字段等信息。
具備全宗設(shè)置功能，能實(shí)現(xiàn)區(qū)分全宗進(jìn)行管理。
3）用戶管理
支持直接錄入用戶信息和通過(guò)接口方式讀取其他系統(tǒng)中的用戶信息，支持用戶與IP地址綁定，支持“三員”分立。
4）組織機(jī)構(gòu)設(shè)置管理
支持直接錄入組織機(jī)構(gòu)信息和通過(guò)接口方式讀取其他系統(tǒng)中的組織機(jī)構(gòu)信息，支持組織機(jī)構(gòu)的多級(jí)管理功能。
5）權(quán)限管理
具備權(quán)限管理功能，保證授權(quán)用戶能夠在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行合法操作。權(quán)限可以精細(xì)地控制指定用戶對(duì)指定檔案記錄的訪問(wèn)和使用。系統(tǒng)應(yīng)支持設(shè)置權(quán)限有效期，到期后系統(tǒng)自動(dòng)取消權(quán)限。
6）多全宗管理
可對(duì)納入管理的每個(gè)立檔單位建立全宗單位，支持全宗群管理，每個(gè)全宗單位有唯一全宗號(hào)、全宗名稱。每個(gè)全宗單位的功能、檔案類型、檔案數(shù)據(jù)、機(jī)構(gòu)組織、用戶、流程、權(quán)限等相對(duì)獨(dú)立、互不影響。
7）工作過(guò)程記錄管理
應(yīng)具備詳細(xì)記錄類似全宗卷信息的功能，以記錄數(shù)字檔案館（室）管理過(guò)程。
7、傳統(tǒng)載體檔案輔助管理功能
1）傳統(tǒng)載體檔案信息采集
具備傳統(tǒng)載體檔案目錄著錄和全文掛接功能，目錄數(shù)據(jù)項(xiàng)在滿足國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求的前提下，可根據(jù)需要增減。目錄數(shù)據(jù)采集時(shí)應(yīng)具有校驗(yàn)功能。
2）檔案存放位置管理
能根據(jù)庫(kù)房余量和檔案的全宗歸屬、分類、檔號(hào)等規(guī)則對(duì)傳統(tǒng)載體檔案提出存放位置建議，并在位置確定后進(jìn)行排列定位。
3）智能庫(kù)房管理
有條件的單位可設(shè)置智能庫(kù)房管理功能，根據(jù)現(xiàn)實(shí)庫(kù)房虛擬出檔案所在庫(kù)房、區(qū)域及檔案柜架的列、節(jié)、層、排位等，實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案所在庫(kù)房位置的管理；電子檔案管理系統(tǒng)支持與智能密集架、PDA設(shè)備、條碼槍、電子標(biāo)簽等硬件設(shè)備的集成，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的快速定位、出庫(kù)、入庫(kù)、盤點(diǎn)等操作；支持與溫濕度監(jiān)控設(shè)備的集成，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房的溫濕度智能調(diào)控。
8、其他可選功能
有條件的企業(yè)可根據(jù)自身需要，增加諸如文件材料分發(fā)控制、工作計(jì)劃進(jìn)度管理、業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)等功能。
三、數(shù)字檔案資源建設(shè)
數(shù)字檔案資源建設(shè)是企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的重點(diǎn)任務(wù)，包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔及專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。
1、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化
一定數(shù)量的檔案數(shù)據(jù)是保證數(shù)字檔案館（室）發(fā)揮效用的基礎(chǔ)，存量檔案數(shù)字化率宜達(dá)到70%以上。
企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的內(nèi)容和范圍如下：
1）經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作等管理類檔案除已到保管期限、短期或10年期檔案外，應(yīng)全部數(shù)字化；有條件的單位可全部數(shù)字化。對(duì)于有正本、文稿處理單、修改底稿等的檔案，可只對(duì)正本和文稿處理單進(jìn)行數(shù)字化；具有重要修改內(nèi)容的歷次修改稿和重要檔案的歷次修改稿需數(shù)字化。
2）正在研制或正在生產(chǎn)的核心產(chǎn)品或核心業(yè)務(wù)檔案應(yīng)全部數(shù)字化，非核心產(chǎn)品、已停產(chǎn)的產(chǎn)品、非核心業(yè)務(wù)檔案可根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要有選擇地?cái)?shù)字化。
3）科研檔案應(yīng)全部數(shù)字化。
4）生產(chǎn)、科研、辦公、生活建筑物的可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等階段的質(zhì)量管理檔案、竣工圖檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化，其他階段形成的檔案可有選擇地?cái)?shù)字化。
5）設(shè)備儀器檔案應(yīng)依據(jù)重要程度有選擇地?cái)?shù)字化。
6）會(huì)計(jì)檔案數(shù)量較大，可根據(jù)企業(yè)需求和人力、物力配置情況有選擇地?cái)?shù)字化。
7）職工檔案的數(shù)字化，需檔案部門與人力資源管理部門充分協(xié)商后按照黨和國(guó)家組織、人事部門的有關(guān)規(guī)定確定。
紙質(zhì)檔案（含照片）數(shù)字化技術(shù)要求按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）進(jìn)行，錄音、錄像等多媒體檔案數(shù)字化參照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 62-2017）進(jìn)行。
2、電子文件歸檔
企業(yè)電子文件歸檔范圍應(yīng)包括各業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，以獨(dú)立文檔形式存儲(chǔ)的具有保存價(jià)值的信息記錄，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、產(chǎn)品或業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)、人力資源管理信息系統(tǒng)、門戶網(wǎng)站、微博、微信、公務(wù)郵件系統(tǒng)及本企業(yè)其他職能活動(dòng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的電子文件，以及從外部接收的電子文件。企業(yè)有些信息系統(tǒng)有可能通過(guò)租用基礎(chǔ)設(shè)施或以云計(jì)算服務(wù)的形式存在，所形成的電子文件不一定存在于本企業(yè)的服務(wù)器中，但其產(chǎn)生的電子文件也應(yīng)納入本企業(yè)文件材料歸檔范圍予以歸檔。企業(yè)已實(shí)施的支撐主營(yíng)業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)均應(yīng)具有歸檔功能，導(dǎo)出的歸檔電子文件存儲(chǔ)格式、元數(shù)據(jù)等均應(yīng)符合電子文件歸檔和電子檔案管理的有關(guān)要求。數(shù)字檔案館（室）建設(shè)期間應(yīng)完成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)形成的電子文件歸檔并實(shí)現(xiàn)至少一個(gè)核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔。
3、專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是在現(xiàn)有數(shù)字檔案資源的基礎(chǔ)上，通過(guò)有組織的分析、篩選、整合，把某一特定專題的檔案集中、有序、系統(tǒng)地組織在一起。如企業(yè)歷屆領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)專家和各種先進(jìn)人物檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，企業(yè)機(jī)構(gòu)沿革、黨代會(huì)、職代會(huì)等會(huì)議類專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，政策法規(guī)類專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建設(shè)項(xiàng)目和設(shè)備儀器專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，產(chǎn)品或?qū)ｍ?xiàng)業(yè)務(wù)專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，科技項(xiàng)目和成果專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，企業(yè)質(zhì)量或安全事故專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等。
四、制度規(guī)范建設(shè)
1、制度建設(shè)
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)制定數(shù)字檔案館（室）人員崗位職責(zé)，系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度，機(jī)房、檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所管理制度，數(shù)字檔案館（室）安全與保密管理制度等。
2、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)
企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)參考國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，形成本企業(yè)基于數(shù)字檔案館（室）的電子檔案收、管、存、用等方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系及實(shí)施要求，包括但不限于以下內(nèi)容：
1）企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)
紙質(zhì)檔案數(shù)字化可參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）制定，縮微膠片數(shù)字化參照《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 43-2009）制定，錄音、錄像等多媒體檔案數(shù)字化參照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 62-2017）制定。企業(yè)如將檔案數(shù)字化外包，應(yīng)將國(guó)家有關(guān)檔案數(shù)字化外包安全規(guī)范轉(zhuǎn)化為本企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。
2）電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)
規(guī)范本企業(yè)已實(shí)施的各類信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件歸檔業(yè)務(wù)，內(nèi)容包括各類信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的歸檔管理責(zé)任、歸檔范圍、歸檔流程及開發(fā)利用要求等。
3）檔案分類規(guī)范建設(shè)
應(yīng)根據(jù)企業(yè)檔案自身特點(diǎn)制定企業(yè)檔案分類方案。
4）各類檔案管理及業(yè)務(wù)流程規(guī)范建設(shè)
包括管理類、產(chǎn)品或業(yè)務(wù)類、科研類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)類、職工類等各類檔案在電子檔案管理系統(tǒng)中收集、整理、存儲(chǔ)、保管和利用等規(guī)范。
5）檔案利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)
包括企業(yè)檔案利用賦權(quán)原則，權(quán)限設(shè)置與更改流程，檔案利用審批流程，計(jì)算機(jī)輔助編研等規(guī)范。
6）安全與保密管理系列規(guī)范建設(shè)
應(yīng)將安全與保密管理要求納入本企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)、運(yùn)行維護(hù)各項(xiàng)規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立數(shù)字檔案館（室）安全與保密職責(zé)，制訂安全與保密檢查、“三員”管理等制度。
五、安全保密體系建設(shè)
數(shù)字檔案館（室）建設(shè)與運(yùn)行必須加強(qiáng)安全管理，遵守相關(guān)保密規(guī)定，安全設(shè)備配置齊全；嚴(yán)格控制信息資源利用范圍，制訂嚴(yán)密的信息發(fā)布審核制度，嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限；應(yīng)制訂完善的數(shù)據(jù)接收、移交、銷毀等管理規(guī)范，制定備份規(guī)范。
管理涉密檔案的電子檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)按照涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理的要求進(jìn)行安全設(shè)計(jì)和建設(shè)，并通過(guò)有關(guān)部門測(cè)評(píng)后方可投入使用。
管理非涉密檔案的電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)重要程度及其實(shí)際安全需求，參照《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)等級(jí)劃分準(zhǔn)則》（GB/T 17859-1999）確定電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)達(dá)到的安全等級(jí)，并依照《信息安全技術(shù) 信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)基本要求》（GB/T 22239-2008）、《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》《檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》等開展安全建設(shè)和登記管理。
六、經(jīng)費(fèi)與人才保障
1、經(jīng)費(fèi)保障
經(jīng)費(fèi)主要包括計(jì)算機(jī)硬件采購(gòu)費(fèi)，軟件開發(fā)、升級(jí)、購(gòu)置、接口開發(fā)、評(píng)測(cè)費(fèi)，運(yùn)行維護(hù)費(fèi)，傳統(tǒng)載體數(shù)字化費(fèi)，項(xiàng)目實(shí)施費(fèi)，人員培訓(xùn)費(fèi)等。企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)按照整體規(guī)劃，制定相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)計(jì)劃，確保軟硬件設(shè)備購(gòu)置、實(shí)施經(jīng)費(fèi)及管理經(jīng)費(fèi)的落實(shí)，為企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)工作提供必要的保障。
2、人才保障
應(yīng)結(jié)合本企業(yè)業(yè)務(wù)實(shí)際積極開展檔案部門人員的業(yè)務(wù)技能、信息化技能的培養(yǎng)。在人才引進(jìn)方面，應(yīng)注重檔案和信息化方面的人才引進(jìn)，以滿足數(shù)字檔案館（室）建設(shè)和運(yùn)行的需求。
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