隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展和大量檔案的產(chǎn)生，智慧檔案室的研究和建設(shè)成為檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。智慧檔案館與傳統(tǒng)檔案室相比，有著豐富的海量的存儲(chǔ)空間、便捷高效的檔案查取方式、適宜的環(huán)境、多種安全防護(hù)等優(yōu)點(diǎn)，智慧檔案室建設(shè)方案逐一破解檔案管理工作中的難點(diǎn)，掃清重重障礙，有力地解決了傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題。

一、傳統(tǒng)檔案室所存在的問題

      1、作為重要的檔案存放基地，傳統(tǒng)檔案室中的檔案存儲(chǔ)設(shè)備比較陳舊，存儲(chǔ)空間小、管理技術(shù)趨于落后，且僅僅支持存儲(chǔ)實(shí)體檔案，從而導(dǎo)致大量檔案無(wú)法得到有序存儲(chǔ)、導(dǎo)致檔案查找困難，這大大制約了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

      2、檔案資料的存放管理對(duì)環(huán)境有明確的要求，檔案室內(nèi)溫度、濕度、空氣質(zhì)量TVOC、空氣PM2.5、空氣甲醛含量、空氣CO2濃度等方面不達(dá)標(biāo)等都會(huì)對(duì)檔案造成損壞。傳統(tǒng)檔案室與智慧檔案室建設(shè)方案不同，其往往沒有配置相應(yīng)的環(huán)境設(shè)施設(shè)備，易引起檔案受損等情況的發(fā)生，大大縮短檔案的壽命。

      3、傳統(tǒng)的檔案室僅僅依靠人力管理和物理鎖等措施，沒有搭建完善的安防系統(tǒng)，無(wú)法做到全方位保障檔案的安全，易出現(xiàn)檔案被盜、丟失等情況。

二、智慧檔案室方案破解種種難題

      1、作為先進(jìn)、智能、時(shí)尚、美觀于一體的智能存儲(chǔ)裝具，智能密集架是智慧檔案室建設(shè)方案中的重要內(nèi)容，經(jīng)量身設(shè)計(jì)后，多組多列密集架整齊排列于檔案室中，智能密集架內(nèi)部可實(shí)現(xiàn)雙面存儲(chǔ)，具有語(yǔ)音及觸屏多種操作方式、具有聲光引導(dǎo)人員取檔功能、具有一鍵檢測(cè)功能、具有多種方式安全認(rèn)證開啟功能，從而滿足大量檔案的高效管理所需。此外，方案中將智能密集架與RFID系統(tǒng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案的快速盤點(diǎn)、精準(zhǔn)管理！

      2、在智慧檔案室建設(shè)方案中，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是必不可少的內(nèi)容，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)功能覆蓋檔案收集、管理、保存、利用，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)全過程信息化管理、支持多種形式和多種來(lái)源歸檔文件收集，提供全面豐富的檔案資源利用服務(wù)方式。

      3、在智慧檔案室中，將搭建環(huán)境控制系統(tǒng)，包括空調(diào)、恒濕消毒凈化一體機(jī)、空氣質(zhì)量云測(cè)儀、智能環(huán)境區(qū)域控制器、新風(fēng)機(jī)等設(shè)備，當(dāng)檔案室環(huán)境出現(xiàn)異常時(shí)，將發(fā)出報(bào)警并進(jìn)行調(diào)控，確保檔案處于適宜的環(huán)境內(nèi)。

      4、在檔案室安全保障方面，可以采用視頻監(jiān)控系統(tǒng)，通過攝像頭全面監(jiān)控檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的區(qū)域，其次，搭建入侵報(bào)警系統(tǒng)來(lái)防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，非法進(jìn)入將自動(dòng)報(bào)警并發(fā)送給相關(guān)人員，確保及時(shí)采取行動(dòng)。此外，還將采用防火報(bào)警系統(tǒng)，即通過煙霧、溫度和氣體傳感器來(lái)監(jiān)測(cè)庫(kù)房?jī)?nèi)的火災(zāi)危險(xiǎn)，一旦檢測(cè)到火警信號(hào)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)觸發(fā)警報(bào)，并及時(shí)通知人員進(jìn)行緊急處理。

      5、一體化管理平臺(tái)同樣是智慧檔案室建設(shè)方案中的重點(diǎn)內(nèi)容，其能與智能密集架、RFID等系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，使檔案管理變得更加輕松、便捷。一體化平臺(tái)能夠?qū)崟r(shí)集中統(tǒng)一顯示智慧檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的各類數(shù)據(jù)，幫助大家更好地了解庫(kù)房的運(yùn)行情況！

      在傳統(tǒng)檔案室中，容易引發(fā)各種檔案管理問題，而智慧檔案室建設(shè)方案輕松破解了傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的難題。如需智慧檔案庫(kù)房整體解決方案或查看相關(guān)智慧檔案室建設(shè)案例，歡迎前來(lái)咨詢。

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