在檔案數量不斷增加以及檔案管理方式落后等多重因素的作用下，檔案管理人員的工作負擔和壓力越來越大，很顯然，傳統檔案室已不再適用。隨著科學技術的不斷發展，智能檔案庫房漸漸映入大家的眼簾，它是傳統檔案室的升級與創新，其給檔案管理帶來新的契機和深遠影響，切實革新了檔案管理方式，大大減輕人員的工作量，受到了各個單位的青睞。本文來和大家淺談一下智能檔案室建設解決方案。以下是方案具體內容：
1、檔案裝具是每個檔案室中必備的設備，傳統檔案室多以固定架、文件柜為主，而在智能檔案室中，選擇設計安裝多組多列的智能密集架。毫無疑問，智能密集架比傳統檔案裝具的功能更強大、更先進，其具有防塵、防鼠、防光、防盜、防倒、防擠壓等安全保護功能，有力地保障著檔案及人員的安全；其實現了智能化操作，可通過語音控制架體，達到了解放雙手的效果，也可以通過點觸屏幕操控架體，大大節省了人力；其具有聲光引導人員取檔功能，有效解決了人員費時費力查檔問題。
2、為進一步提高檔案管理的水平、降低檔案管理難度，智能檔案室建設解決方案中搭建了RFID系統，主要包括RFID標簽、RFID智能盤點車、RFID館員工作站、RFID智能通道門、RFID檔案自助借還機，實現檔案的精準定位、高效盤點，追溯并記錄檔案被誰借走、何時借走、何時歸還等相關信息，從而確保檔案的安全性和管理精確性。
3、環控、安防系統也是方案中的重要內容，其中環控系統主要包括智能環境區域控制器、智能恒濕凈化一體機、空氣質量云測儀、新風機、空調等設備，實現對檔案庫房的溫度、濕度、空氣質量TVOC、空氣PM2.5、空氣甲醛含量、空氣CO2濃度等一系列數據的實時準確監測，針對異常情況自動報警及調節，使得人工監管成為非必要因素，與傳統檔案室中人工頻繁巡視和控制設備形成鮮明的對比。傳統檔案室中多為老舊的監控系統、依賴人為管理、偏向事后干預，而智能檔案室建設解決方案中的安防系統包括動態視頻監控系統、防火報警系統、防盜報警系統、智能門禁管理系統等，當檔案室出現煙霧、布防時間段檢測到人員出入、無權限人員擅自闖門禁等情況時立即發出報警，并通知管理人員及時采取措施，秉承預防在先的原則、改變了以往人員長時間看守巡邏的情況，及時將安全隱患消滅在萌芽狀態，確保檔案的安全。
4、在檔案室中，將部署多個系統、將安裝多個設備，如何更好地管理這些系統及設備呢？一體化管理平臺是不錯的選擇！當前，一體化管理平臺已走進了多個智能檔案室中，其支持集成智能密集架、環控系統、安防系統、RFID系統等，實現多個子系統的集中、統一管理，達成“1+1>2”的效果，為建設出高效安全又解放人力的檔案庫房助力！
近年來，智慧檔案室是檔案管理領域主流的發展趨勢，智能檔案室建設解決方案、智慧檔案室建設方案落地后，實現了檔案管理的安全性、及時性、準確性和檔案管理的規范化、智能化，可見它對于檔案管理工作有著積極促進的作用，解決了傳統檔案管理方式下存在的種種問題，成功為管理人員減負減壓！
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