近年來(lái)，各單位愈發(fā)重視檔案管理工作，并不斷的尋找更好的技術(shù)和方法提高檔案管理工作質(zhì)量，使檔案管理工作更簡(jiǎn)單、使檔案更快更好地發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，隨之智能檔案庫(kù)房及RFID技術(shù)應(yīng)勢(shì)而來(lái)。通過(guò)建設(shè)智能檔案庫(kù)房并搭建RFID檔案管理系統(tǒng)，有效地提高了檔案管理的效率、減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度、有力保障著檔案的安全。下面來(lái)和大家分享智能檔案庫(kù)房建設(shè)對(duì)檔案管理工作的意義！

一、傳統(tǒng)檔案管理工作中易出現(xiàn)的問(wèn)題

      1、檔案檢索、查閱耗時(shí)長(zhǎng)：在檔案規(guī)模與種類數(shù)量越來(lái)越龐大的情況下，要檢索、查找、取出某一檔案時(shí)，將耗費(fèi)大量的時(shí)間與人力。

      2、檔案盤點(diǎn)效率低、錯(cuò)誤率高：由于檔案數(shù)量眾多，檔案管理員需要逐個(gè)清點(diǎn)檔案并記錄信息，其工作量難以想象，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程，同時(shí)盤點(diǎn)準(zhǔn)確率無(wú)法得到保證，進(jìn)而帶來(lái)很多問(wèn)題。

      3、安全性低、檔案易出現(xiàn)丟失：在傳統(tǒng)檔案庫(kù)房中，安全保障能力往往較差，無(wú)法實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案的進(jìn)出狀態(tài)，易出現(xiàn)檔案丟失、被盜等情況的發(fā)生，如仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，顯然存在諸多風(fēng)險(xiǎn)及隱患。

二、智能檔案庫(kù)房促使檔案管理更科學(xué)、高效

      智能檔案庫(kù)房建設(shè)方案中包含了多種新型技術(shù)，其中RFID是一種非接觸式自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，通過(guò)射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，它具有遠(yuǎn)距離、批量讀取、可識(shí)別靜止和運(yùn)動(dòng)狀態(tài)下的物品信息，同傳統(tǒng)的以條形碼為代表的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)相比，RFID在檔案管理中具有非常明顯的優(yōu)勢(shì)。

      智慧檔案庫(kù)房RFID實(shí)體檔案管理系統(tǒng)包括檔案超高頻標(biāo)簽、層架標(biāo)簽、一體式館員工作站、RFID出入檢測(cè)通道門、RFID智能盤點(diǎn)車等設(shè)備。通過(guò)RFID層架標(biāo)簽對(duì)密集架層架位置定位；通過(guò)館員工作站進(jìn)行檔案入庫(kù)并對(duì)檔案信息與檔案超高頻標(biāo)簽進(jìn)行綁定等操作；RFID智能盤點(diǎn)車完成對(duì)檔案的上架、盤點(diǎn)、理架、查找，減少了人工操作的錯(cuò)誤和遺漏；RFID出入檢測(cè)通道門有效對(duì)檔案出入庫(kù)狀態(tài)進(jìn)行檢測(cè)，未經(jīng)正常流程取走檔案時(shí)通道門產(chǎn)生報(bào)警。由此可見(jiàn)，通過(guò)智能檔案庫(kù)房建設(shè)并搭建RFID檔案管理系統(tǒng)后，檔案出入庫(kù)、借還和定位清點(diǎn)等工作環(huán)節(jié)都發(fā)生了變化，使得科學(xué)高效、高度現(xiàn)代化管理成為可能。

      檔案資料是一種重要的信息資源，檔案管理工作非常重要，檔案管理水平的高低決定了檔案作用的發(fā)揮程度，檔案管理水平越高，檔案對(duì)單位經(jīng)營(yíng)的支撐作用就越大，反之亦然。因此，智能檔案庫(kù)房建設(shè)是當(dāng)今時(shí)代檔案管理領(lǐng)域的重要趨勢(shì)，智能檔案庫(kù)房的建設(shè)將促進(jìn)檔案管理由低效、繁瑣變?yōu)榭茖W(xué)化、高效化，進(jìn)而發(fā)揮更大的作用、更好地服務(wù)于社會(huì)和公眾。

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