紙質檔案具有直觀性、唯一性、不可復制性、不可涂改性的原始憑證特點，當前紙質檔案在政府及企事業單位，特別一些機密性較高的特殊行業仍將占據主導地位，因此加強紙質檔案的保管是義務、是責任。打造智慧庫房是當下比較火熱的項目，建設一體化智慧檔案庫房，按需配置環境控制系統、安防系統、RFID系統、數字化檔案系統、智能密集架等，從而有利于延長紙質檔案的保存壽命，本文加以分析。
一、紙質檔案保存不當的后果
檔案壽命的長短與檔案保管管理、檔案保管環境和檔案保護技術有著極為密切的關系。如果檔案保管缺乏管理，檔案工作人員的衛生意識、保護意識差，除了會人為性地造成檔案缺損、甚至引起重要檔案遺失；如果缺乏妥善的保管環境，隨著時間的侵蝕，檔案紙張會出現發黃、字跡變淺、霉變以及腐爛等現象，嚴重影響檔案的完整性、可讀性。
二、紙質檔案保護工作存在的問題
1、紙張問題
紙質檔案由紙和字跡兩種元素構成，紙張的制作過程中會殘留一些酸性物質，在經過照射后與紙張中其他物質接觸后產生一些有機酸性物質，能夠加速紙張纖維分解和化學反應，另外光照、空氣溫濕度變化造成紙張中水分的揮發、加速紙張纖維氧化和水解反應，加上空氣中的一些霉菌物質及蟲害等都會影響到紙質檔案的保存年限。
2、歷史問題
由于歷史技術條件限制，特別是五、六十年代物質匱乏，紙張不耐磨、字跡易褪色，檔案字跡易洇化擴散，縮短了檔案的保存年限。
3、庫房問題
一些單位由于經費缺乏等問題，沒有嚴格按照國家有關建設標準建造檔案庫房，庫房條件簡陋，封閉性差，沒有按照要求合理配置設備，缺乏必要的檔案保護設備，導致外界環境巨大的溫、濕度變化易造成檔案材料氧化、腐蝕，導致檔案破損、損毀，嚴重影響了紙質檔案的完整性，縮短了保存年限。
4、管理問題
檔案管理制度不健全不完善，檔案工作人員保護意識不強，對檔案管理制度缺乏執行力，對紙質檔案的保護和管理松懈甚至忽視。另外，一些檔案管理者沒有嚴格的按照技術規范去管理紙質檔案，也會影響檔案的保存年限。
5、人為問題
紙質檔案從各部門生成和保管開始，到整理歸檔、利用是檔案原始材料最容易受損的過程。如果檔案工作人員操作不規范、查閱者不注意愛惜檔案，都會加速紙質檔案的老化和損壞，造成不可挽回的后果。
三、建設一體化智慧檔案庫房，延長紙質檔案的保存壽命
有問題就需要有解決方案。影響到紙質檔案壽命的因素涉及到諸多方面，只有針對性地采用科學的理論和方法保護紙質檔案，才能最大限度地延長其壽命。
1、完善庫房基礎設施建設，營造良好的保管環境。保護的首要條件從硬件開始，建設一體化智慧檔案庫房并配備智能密集架以及RFID系統，實現檔案的無序存放、有序管理、自動盤點，自動出入庫記錄。在庫房中配備空調、除濕加濕凈化一體機、空氣質量云測儀、新風系統等現代設備，力求把庫房溫濕度控制在合理的范圍內，防止或減少外界不利環境條件對檔案的破壞。
2、防火、防水、防盜是保護檔案的頭等大事，建設一體化智慧檔案庫房時應考慮到安裝漏水報警系統、防火報警系統、動態視頻監控系統、防盜報警監控系統、RFID門禁系統等，同時定期檢查庫房內電線、電器，發現問題及時解決。
3、庫房的窗戶區域應采用折射光作用較強的玻璃，并安裝雙層不透光窗簾，庫房內盡量使用白熾燈或無紫外熒光燈等低功率光源，減少光對檔案的損害；庫房內禁放食品、雜物，防止灰塵和有害氣體對檔案的損壞，保持庫房的清潔衛生。
4、紙質檔案數字化是延長檔案使用壽命的主要手段，紙質檔案數字化就是利用數據庫、數據壓縮、掃描儀、OCR等技術手段將紙質檔案蘊含的信息轉化為數字化的信息并存入具有有序結構的檔案信息庫。建設一體化智慧檔案庫房，配置數字化檔案管理系統，對檔案拆分錄入，掃描入冊，電子化分類存儲，完成電子建檔，可以高效實現存取檢索功能，改善檔案的利用方式，使檔案的利用不再受紙質檔案“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享，避免原始檔案因頻繁調用而帶來的損害，從而延長紙質檔案的使用壽命。
四、健全檔案管理制度，延長紙質檔案的保存壽命
1、重視入庫前處理。紙質檔案的保護工作是從檔案入庫后開始，原始檔案經過整理、調用，空氣中的污染物、工作人員手中的汗漬都會接觸到檔案，造成檔案的二次污染和損傷，因此所有紙質檔案入一體化智慧檔案庫房前必須進行消毒滅菌、脫酸等一系列處理，從源頭控制蟲害、霉菌、腐變等的產生，有效地延長其保存年限。
2、講究科學的保管方法。建設一體化智慧檔案庫房并結合紙質檔案的性能特點進行有針對性地保管，這樣才能有效延長紙質檔案的保存年限。如對酸性較強的紙張，要嚴格密封保管；對圖紙、字畫等紙張材料形成的檔案，應折疊保管或攤開平放保管；對不同工藝制成的檔案材料應分別保管等。
3、建立定期檢查制度。檔案入庫后，須定期檢查，嚴格按照標準進行溫濕度的控制和調節，對一些年代久遠的珍貴檔案，應進行除塵，定期檢查防蟲防霉藥物，防止因藥物放置時間過長藥效不佳而未能及時發現生蟲蛀霉變現象，從而延誤了檔案搶救時期。
4、強化檔案的保護意識。作為檔案管理人員要樹立正確的工作價值觀，嚴格按照檔案管理的規則進行檔案管理，要意識到，紙質檔案作為一種不可再生的“集體記憶”，具有不可替代性，要明白檔案保管工作的重要性，意識到檔案損壞的嚴重后果，增強其對工作的自覺性。單位要高度重視和支持檔案工作，把檔案工作納入本單位發展的總體規則，同規劃，同部署，同檢查，要設立檔案保護專項經費，適當更新檔案保護設備，改善庫房保管條件。
5、積極開展檔案業務培訓。定期對檔案管理的工作人員進行知識培訓，提高檔案工作者的專業知識和基本保護技能，要正確處理好檔案利用與保護的關系，并不折不扣地落實到具體的檔案管理工作中。
紙質檔案是各個國家、政府、企事業單位留下的記錄性材料，是人民勞動的智慧結晶，有著彌足珍貴的歷史性意義，我們必須采取多方位的措施來防止紙質檔案的損失發生，可以通過建設一體化智慧檔案庫房，營造出良好的保管環境、加快推進紙質檔案數字化，同時健全檔案管理制度，以最大限度地延長紙質檔案的壽命。
本文源自洛陽花都集團網站，未經允許，請勿轉載使用，侵權必究。
