對于企事業單位來講，檔案管理是一項極其重要且又繁雜的工作，特別是面對日益繁多的檔案資料和越來越高的管理要求，傳統的檔案管理模式難以勝任，新的檔案管理模式亟待應用。隨著智能技術的不斷升級，檔案信息化和RFID技術逐漸進入大眾視野。今天小編就要帶大家認識下檔案信息化和RFID技術，以及RFID技術在檔案信息化中的應用。

一、傳統檔案管理模式有哪些局限性？

（一）管理缺乏整體性

      傳統檔案管理模式未能設置專門的檔案管理部門和專職人員，這就導致檔案管理工作缺乏集中性和統一化管理，很容易出現檔案分散到各自部門單獨管理的情況。此外，由于不同部門的檔案管理水平和要求不一致，更容易阻礙檔案的統一化部署，嚴重情況下還會出現檔案損壞和丟失的情況。

（二）管理缺乏高效性和利用性

      傳統檔案管理更加重視對于實體檔案的整理和管理，缺乏對于檔案內容和數據的利用，同時檔案整理和管理的效率也比較低。具體來講，一是對檔案的內容利用較少。在我們的日常工作中，很多實體檔案只有一份，當檔案外借或占用時，其余人無法同時利用到該資源，降低了利用率；二是對檔案的數據利用較少。傳統檔案管理缺少高效率的盤點工具以及功能完善的管理系統，無法對檔案的上下架、出入庫數據以及借閱歸還等使用數據進行及時統計和分析，從而無法得出有效的管理結論，無法為檔案管理人員提供科學的決策參考；三是對實體檔案的盤點管理效率低下。傳統的檔案管理即便借助紙質條形碼標簽和掃碼槍管理，也無法與應用了電子標簽的智能檔案管理相提并論，無法滿足用戶大批量和急切的借閱需求。

二、什么是檔案信息化以及檔案信息化帶來的優越性

      檔案信息化主要指兩方面，一是數字化，即將各種傳統檔案和檔案目錄信息利用掃描和OCR識別轉化等方式，從模擬信息轉移為數字信息，并進行科學的管理和利用；二是網絡化，這是應用計算機網絡技術實現信息傳遞和共享的過程。數字化是網絡化的基礎和前提，網絡化能夠加快實現檔案信息資源的開放、共享，并提升檔案資源的價值。

      那么，信息化檔案管理相較于傳統檔案管理方式有哪些優勢？一是安全性，信息化可以在很大程度上降低實體檔案的外借頻率，從而減少實體檔案的損耗，同時也可以避免外借過程中的丟失；二是高效的數據利用效率，信息化可以使讀者對于檔案數據的查詢和在線閱覽更為便捷，同時管理人員也可以提升對于檔案數據的利用效率，使得管理工作更及時更科學有效。

三、RFID技術在檔案行業的應用

      RFID即英文單詞Radio Frequency Identification的縮寫，中文翻譯：無線射頻識別，這是自動識別技術的一種，它通過無線射頻方式進行非接觸雙向數據通信，利用無線射頻方式對電子標簽進行讀寫，從而達到識別目標和數據交換的目的，其被認為是21世紀最具發展潛力的信息技術之一。RFID技術在檔案盤點、檔案管理、檔案智能追蹤等方面都擁有著極大的優勢，應用在實體檔案管理和檔案信息化當中將起到極大的作用。

      RFID技術的優勢：

      1）識別效率高：在檔案庫房中，大量RFID標簽可被讀寫器同時、快速、批量讀取，一次可讀取數百枚甚至數千枚標簽，同時讀取距離可以實現4米以上，識別效率高；

      2）可實現智能追蹤：未被授權的檔案標簽在帶離庫房經過RFID智能通道門禁時會進行報警，并被進行事件記錄，能夠保障檔案的安全性；

      3）設備使用壽命長：RFID標簽具有防水、防磁、防腐蝕、耐高溫的特點，目前一般的標簽保存時間都可以達到幾年、十幾年甚至幾十年。

      4）系統功能強大：RFID系統具備較強的智能性，無論是檔案的上下架、出入庫管理都可以做到全流程管理，自動進行事件記錄。同時對于檔案的目錄管理、分類管理和著錄管理等都做了完善的功能。

      RFID技術是對檔案的信息化的有力補充，完善了信息化與實體檔案管理的綁定工作，做好了電子文件的實體位置快速定位，快速查閱，同時也做好了實體檔案的快速盤點和高效管理，進一步提升檔案數據的利用效率。RFID技術在檔案行業中的應用能夠快速推動檔案智能化管理的進程，能夠提升用戶的使用體驗，實現個性化的檔案服務，進而實現全民樂享檔案內容的目標。洛陽花都集團創始于1992年，專注于智能檔案管理系統的研發和服務，沉淀檔案行業30年，產品從用戶出發，更易用更好用，感謝閱讀，期待與您的合作。

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