數字檔案館建設是多個單位檔案工作發展的內在需求，也是實現電子檔案前端控制的重要手段和落實電子文件管理標準規范的更佳途徑。近年來，國家檔案局先后發布了《數字檔案館建設指南》、《企業數字檔案館建設指南》、《數字檔案館系統測試辦法》等文件，為檔案館科學建設指明方向，在此推動下，多個單位積極開展數字檔案館建設，促進傳統檔案館向數字檔案館轉型，進而激活檔案事業發展動力！
一、數字檔案館的功能
1.支持電子檔案的收集和存儲
數字檔案館是原有檔案館的“升級版”，數字檔案館建設完成后，實現電子檔案的收集和存儲。通過數字化技術將現有的館藏數字化，并通過在線和脫機方式接收各個立檔單位歸檔的電子文件。在此基礎上，將不同格式和類型的數字化檔案信息轉換成統一格式，進行壓縮處理和存儲。
2.支持多方式檢索查詢電子檔案
檔案館的檢索查詢效率影響著檔案的利用，影響著檔案館的服務水平。建設符合要求的數字檔案館，能夠提供檔案信息的目錄級和文件級查詢服務、基于內容的多媒體信息檢索服務，使得用戶不受時空限制，隨時隨地迅速找到所需檔案，大大縮短了查詢時間、提高檔案管理效率，進而提升檔案館的服務能力。
3.具備電子檔案的安全管理功能
由于檔案本身具有較強的保密性，所以數字檔案館建設時要尤其注重安全方面。數字檔案館采取了多種安全措施，其需要登錄驗證，同時記錄用戶對檔案信息的操作情況，包括操作時間、操作內容、操作人員等信息；其可以進行權限控制，用戶只能獲取自己所需權限的檔案信息，無法越權訪問其他無權限的檔案信息，從而維護單位檔案信息的真實、完整、可用和安全。
二、現實案例進一步證明數字檔案館建設的可行性
以往，在建設數字檔案館時，沒有一定的標準、策略和方向，導致數字檔案館建設難上加難，而經過多年的發展，數字檔案館建設取得新進展，數字檔案館數量再創新高。不少單位在檔案館建設工作取得了喜人的成績，為單位的經營與發展提供了有力的支持。數字檔案館建設完成后，檔案工作效率得到了大幅度提升，檔案工作較好地支持著主業的發展，檔案工作水平也有了大幅度提升，檔案部門地位有了較大的提高，檔案人員得到了成長，進一步證明數字檔案館建設的可行性。
由此可見，數字檔案館建設是傳統檔案館的未來發展趨勢，是管理電子文件的重要方式。通過數字檔案館的應用，可以開展電子文件的收集、存儲、查詢、安全等各項業務，完成對電子文件整個生命周期的管控，實現檔案管理各業務環節的自動化、網絡化，從而激活檔案事業發展動力，促進檔案管理水平躍上新臺階！
本文源自洛陽花都集團網站，未經允許，請勿轉載使用，侵權必究。
