一體化智慧檔案館感知化是信息感知的全覆蓋，即將檔案館的建筑、設備、檔案實體、檔案用戶與檔案管理者聯系起來，使整個檔案館成為一個感知系統，對其中物與人的變化實時感知，實現檔案館監控和管理的一體化。智能化是在對各類信息深度感知的基礎上，構建互聯互通的信息共享網絡，加大挖掘信息資源的聚合力，為檔案館的智能化管理和服務提供決策支持。智慧檔案館智慧化是在感知化與智能化的基礎上，構筑集群化、協同化與泛在化的應用體系，實現檔案管理與檔案服務的智慧化。本文加以分析。
一、感知化
一體化智慧檔案館感知化主要表現在對建筑與設備的感知、對檔案實體的感知、對檔案人員的感知。利用物聯網技術，將檔案館的建筑實體、檔案庫房、檔案密集架、溫濕度環境控制系統、消防安保系統等進行立體互聯和集中監控，實時感知檔案館建筑內的溫度、濕度、亮度、噪聲等數據信息，自動控制和調節設備的運行狀態，實現設備的無人管理、設備運行情況的自動記錄、設備之間的相互協調，既優化了資源配置、降低成本，又創造了安全、和諧的利用環境。在檔案實體上貼上條形碼、二維碼或RFID等電子標簽，通過感應設備遠程讀取標簽信息，自動識別實體檔案的編目信息、位置信息、借閱狀態等，實現檔案的物聯網管理，優化實體檔案管理、利用與信息統計的業務流程。
二、智能化
在物聯網技術的支持下，實現一體化智慧檔案館館內各物體、各信息載體的互聯互通；在互聯網技術的支持下，實現檔案信息之間、檔案信息與人的互聯互通；在云計算技術的支持下，實現各檔案館之間、檔案部門與非檔案部門以及檔案館與人之間的互聯互通。資源聚合依托互聯互通的信息共享網絡把“知識資源的視角從點拓展到條線、塊面和區域，進而使服務和管理也從孤立的點聚焦于條線的交流、塊面的聯系和區域的互動”，通過跨系統的信息整合、跨媒介的深度連接、跨館資源共享，實現集各門類、各載體檔案信息，匯各系統、各媒介檔案資源，聚各部門、各局館的精華檔案系統。實現資源聚合后，智慧檔案館將運用云計算和大數據分析技術，從海量數據資源中獲取有用的知識、關系、模式，建立靈活智能的數據資源組合，利用數據挖掘和可視化技術進行抽取、整合、分析，實現數據的自動調控、智能處理與多元化呈現。
三、智慧化
只有當某個區域或范圍內的智慧檔案館連成整體并形成龐大的智慧檔案館群時，“智慧”的優勢才能凸顯。在智慧檔案館群中，通過物聯網感知能力的互聯，各個智慧檔案館之間相互聯動，實現館舍的自動化綜合調控與檔案資源的合理再分配。對智慧檔案館而言，“協同”不僅包括人與人之間的協作，而且包括不同業務部門之間、不同應用系統之間、不同數據資源之間、不同終端設備之間、不同應用情景之間等的協調與合作。智慧檔案館間協同運行，一方面通過聯合開發、深入挖掘，提高檔案資源的整合建設能力；另一方面通過合理調配檔案信息，提高檔案資源的開發服務能力，從而使檔案館的管理與服務從分散趨向集約，從異構趨向統一。一體化智慧檔案館的精髓是“以人為本、數字惠民”，即讓用戶能夠享受由“智慧”帶來的服務，以體現智慧檔案館便民、利民、惠民的本質，而泛在化正是對其詮釋的途徑。泛在化，通過有線網與無線網的建設，讓用戶利用手機和其他多媒體信息載體，打造時時可用、處處可用、人人可用的檔案利用環境，從而最大限度地體現用戶獲取檔案信息與服務的泛在性。
從未來發展的大趨勢來看，傳統檔案館已經不能滿足需求，而一體化智慧檔案館建設是未來檔案館建設與發展的大趨勢。為此，各級各類檔案館一定要搶抓機遇，與時俱進，采取措施，積極推進智慧檔案館建設與發展。
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