檔案館是保管檔案的基地、是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心，檔案館的存在對于促進文化的傳承、文化的啟蒙與文化的沉淀等方面有著重要的意義。面對當前智慧化的發展大勢，各單位更應把握機遇，將傳統檔案館升級為智慧檔案館，尋找專業的廠家出具智慧檔案館解決方案，以更好地管理檔案，使其價值得到充分發揮。
一、需求背景
傳統檔案館管理效率低，錯誤率、漏檢率高，無法滿足檔案管理需求，傳統檔案館管理模式下，需人工定期檢測環境參數，人工投入大且數據不夠真實精準；傳統檔案館安防設施落后，無法應對突發事件；傳統檔案館管理水平低，缺乏遠程、集中管控方式，因此不少單位急需建設智慧檔案館。
二、建設方案
設計一個檔案館時，需要考慮多個要點，以確保其功能、實用性和吸引力，智慧檔案館解決方案主要包括智能密集架、環控系統、安防系統、RFID系統、數字檔案管理系統、一體化管理平臺六大板塊。智能密集架主要由架體與智能系統構成；環控系統主要由智能區域環境控制器、智能恒濕消毒凈化一體機、新風機、空氣質量云測儀等設備構成；安防系統主要由動態視頻監控系統、防火報警系統、防盜報警系統、門禁系統構成；RFID系統主要由RFID標簽、RFID智能書車、RFID通道門、一體式館員工作站、智能手持閱讀器等設備構成；數字檔案管理系統支持對檔案拆分錄入，完成電子建檔，實現電子檔案的收集、整理、利用、安全、管理等功能；一體化管理平臺實現對館內多系統的集成、相關信息的展示、設備的管理等。
三、建設效果
1、檔案館空間得到充分利用。智慧檔案館解決方案將各個設備進行合理排列布局，確保檔案館空間得到充分利用，避免空間的浪費、避免擁擠和混亂。其次，智能密集架作為檔案存儲設備，其具有可移動的特點，根據工作需要打開或閉合架體，從而達到在不擴增檔案館的情況下存儲更多的檔案的效果。
2、實體檔案及電子檔案的高效管理。智慧檔案館方案跟隨發展大勢，搭建多個先進的系統，智慧檔案館建設完成后，實現了實體檔案的出入庫管理、快速查詢與定位、高效準確盤點、借閱歸還管理，同時也實現了電子檔案的全生命周期管理，大大提高了檔案管理效率，降低了工作難度，讓檔案管理變得更輕松、更簡單。
3、多種措施保護檔案的安全。智慧檔案館解決方案中采取多種措施保障檔案的安全，一方面，系統即可實時監測并及時調控檔案館的溫濕度、空氣質量，讓檔案更長久的保存。另一方面，通過從煙霧檢測、紅外感應、視頻監控、控制人員出入等方面來了解檔案館情況，異常情況立即報警，為檔案構筑一道堅固的安全屏障，讓檔案得到更精細、更專業和更智慧的呵護。
4、實現整館一體化管理。一體化管理平臺是智慧檔案館方案中重要的內容，該平臺預留多種接口，支持與智能密集架系統、RFID系統、環控系統、安防系統以及數字化檔案管理系統等進行對接，從而實現各個子系統的集中管理、統一管理。
時代的發展促使人們的生活與工作發生了巨大的變化，智慧檔案館解決方案同樣跟隨發展大勢，優化完善各類硬件設施設備，將先進設備與檔案管理工作深度融合，推動檔案管理智慧化，構建了檔案館管理新形態、新模式，滿足檔案管理需求！
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