在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)，開發(fā)或搭建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)是必不可少的，數(shù)字檔案館建設(shè)要求為數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備“收集、管理、保存、利用”四項(xiàng)基本業(yè)務(wù)功能，以及用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護(hù)等功能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)采取必要措施保證館藏?cái)?shù)字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側(cè)重并不斷拓展。下面加以分析。
一、收集功能
數(shù)字檔案館建設(shè)要求包括數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備接收立檔單位產(chǎn)生的電子文件及其元數(shù)據(jù)、對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化和采集重要數(shù)字信息資源等功能。
（1）系統(tǒng)能夠根據(jù)相關(guān)要求接收立檔單位產(chǎn)生的各類電子文件及其元數(shù)據(jù)，并在建立一整套接收機(jī)制基礎(chǔ)上，保證接收過程責(zé)權(quán)明確，杜絕安全隱患，從源頭上保證數(shù)字檔案的真實(shí)、完整、可用。
（2）系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供選擇在線接收和脫機(jī)接收方式。
（3）系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠批量導(dǎo)入或?qū)С鰯?shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的可靠和可用。
（4）系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)在線或離線接收的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性驗(yàn)證。
（5）系統(tǒng)應(yīng)具備目錄數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)等多種信息資源的采集功能。
二、管理功能
數(shù)字檔案館建設(shè)要求包括數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)λ邮盏母黝悢?shù)字檔案信息進(jìn)行整理、比對(duì)、分類、著錄、掛接、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)等操作，使無序信息有序化，并實(shí)施有效控制。
系統(tǒng)應(yīng)能：
（1）按照設(shè)定的分類方案，將數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)到系統(tǒng)中，或根據(jù)管理要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。
（2）過濾重份數(shù)據(jù)和重新分類、編號(hào)。
（3）對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行抽取和添加元數(shù)據(jù)等操作。目前檔案管理都是基于目錄數(shù)據(jù)庫掛接方式來實(shí)現(xiàn)，將來不排除使用新的技術(shù)方法對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行有效管理。
（4）輔助人工完成檔案的開放鑒定工作。
（5）對(duì)檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息建立持久聯(lián)系，形成長期保存檔案數(shù)據(jù)包和利用數(shù)據(jù)包。
（6）對(duì)檔案類型、數(shù)量大小等按照設(shè)定要求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、顯示或打印輸出所需各類檔案信息。
（7）輔助完成館藏實(shí)體檔案編目（著錄、標(biāo)引）、整理、出入庫房管理等工作。.
（8）定制檔案業(yè)務(wù)流程或進(jìn)行流程再造。
三、保存功能
數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案長久的安全保存，包括兩方面的要求，一是長久保存策略的確定，二是存儲(chǔ)架構(gòu)選擇。
1、長久保存策略
長久保存策略包括存儲(chǔ)格式的選擇，檢測(cè)、備份和遷移等技術(shù)方法的采用等。
（1）應(yīng)當(dāng)選擇符合國家標(biāo)準(zhǔn)的格式，暫時(shí)未制定標(biāo)準(zhǔn)的，選擇開放格式或主流格式。
（2）定期對(duì)載體及其軟硬件環(huán)境進(jìn)行讀取、測(cè)試，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。
（3）根據(jù)數(shù)據(jù)重要程度以及管理和利用的需要，選擇在線、近線、離線、異地、異質(zhì)和分級(jí)存儲(chǔ)等技術(shù)和方式。
（4）計(jì)算機(jī)軟硬件以及技術(shù)或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范發(fā)生重大變化或發(fā)生重大事件時(shí)，為了保證數(shù)字檔案信息可讀，應(yīng)采取遷移等手段對(duì)所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行技術(shù)處理。
2、存儲(chǔ)架構(gòu)選擇
根據(jù)檔案數(shù)據(jù)量和管理目的不同而采用不同的存儲(chǔ)技術(shù)及其相關(guān)設(shè)備。安全性和穩(wěn)定性是選擇存儲(chǔ)設(shè)備的首要因素。在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)量和利用并發(fā)用戶數(shù)的需求，以保證數(shù)字檔案館合理安全的存儲(chǔ)容量和較快的網(wǎng)絡(luò)傳輸速度，適當(dāng)選擇采用單一應(yīng)用平臺(tái)，配備數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、文件存儲(chǔ)器、備份服務(wù)器、備份軟件等構(gòu)成的存儲(chǔ)服務(wù)平臺(tái)，以及采用SAN、NAS、DAS、IP-SAN或其他形式的存儲(chǔ)技術(shù)方法。
四、利用功能
數(shù)字檔案館建設(shè)要求包括數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案信息的利用需求和網(wǎng)絡(luò)條件，分別通過公眾網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)等建立利用窗口。系統(tǒng)應(yīng)能實(shí)現(xiàn)檔案查詢、資源發(fā)布、信息共享、開發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計(jì)分析等功能。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)：
（1）能夠運(yùn)用最新檢索技術(shù)方法滿足利用者在各種利用平臺(tái)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、準(zhǔn)確、全面的利用查詢要求。
（2）能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或特定載體發(fā)布檔案信息和信息資源共享。
（3）能夠輔助進(jìn)行檔案信息智能編研、深度挖掘。
（4）能夠?yàn)闄n案管理者和利用者提供在線交流平臺(tái)、遠(yuǎn)程指導(dǎo)、遠(yuǎn)程教育。
（5）能夠輔助開展數(shù)字檔案的增值服務(wù)。
（6）能夠進(jìn)行檔案利用訪問量統(tǒng)計(jì)、分布分析、輿情分析等相關(guān)工作。
（7）能夠?qū)τ脩簟?shù)據(jù)項(xiàng)、功能組件進(jìn)行利用權(quán)限的角色授權(quán)處理，能夠進(jìn)行門類設(shè)置、結(jié)構(gòu)設(shè)定、字典定義等系統(tǒng)代碼維護(hù)工作。
數(shù)字檔案館建設(shè)要求諸多，一款優(yōu)質(zhì)的數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)在提高檔案管理效率、促進(jìn)社會(huì)管理工作、保護(hù)歷史文化信息以及改變檔案信息渠道混亂狀態(tài)等方面都發(fā)揮著重要作用和影響，因此大家在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)，一定要確保數(shù)字檔案管理系統(tǒng)符合要求！
以上內(nèi)容來源于國家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，如有問題，請(qǐng)及時(shí)聯(lián)系處理。
